Визначення обліку витрат на доставку товарів у підприємстві

Давайте розглянемо Ваше питання:

Облік витрат на доставку (транспортно-заготівельних витрат - ТЗВ) регулюється передусім положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. Важливо розділяти доставку товарів для продажу/виробництва та доставку документів чи канцтоварів.

1. Розподіл витрат на доставку ТМЦ

Згідно з п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#o35 , витрати на транспортування запасів до місця їх використання (ТЗВ) включаються до собівартості цих запасів. У вас є два варіанти обліку:

• Перший варіант: Пряме включення. Якщо можна чітко визначити, яка сума доставки стосується конкретної запчастини чи канцтовару, ви додаєте цю суму до вартості товару (Дт 20, 22, 28 - Кт 631).
• Другий варіант: Облік на окремому субрахунку. Згідно з п. 13 НП(С)БО 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#o35 , ТЗВ можна накопичувати на окремому субрахунку (наприклад, 201/ТЗВ або 281/ТЗВ) і наприкінці місяця розподіляти між залишками товарів та тими, що були використані/продані.

Щодо рахунку 91: Витрати на доставку товарів, які ви купили (запчастини, сировина), не можна одразу списувати на рахунок 91. Вони мають «пройти» через рахунки обліку запасів (20, 22, 28), щоб сформувати їх повну собівартість.

2. Доставка документів та адмінпотреб

Витрати на пересилку документів (ті самі 15%) - це суто адміністративні витрати.

• Відповідно до п. 18 НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o39 , послуги зв'язку та поштові витрати відносяться на рахунок 92 «Адміністративні витрати».

3. Документальне підтвердження та специфікація

Для відображення витрат у бухгалтерському обліку та формування податкового кредиту (за наявності ПДВ) потрібні первинні документи.

• Специфікація: Сама по собі непідписана специфікація не є первинним документом. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , первинний документ повинен містити підписи осіб, відповідальних за операцію.
• На підставі чого списувати: Ви повинні мати Акт наданих послуг від «Нової пошти» (зазвичай формується за місяць або за кожну операцію в кабінеті) та Експрес-накладні (ЕН). У ЕН чітко вказано, що саме доставлялося і яка вартість послуги. Якщо ви працюєте через бізнес-кабінет, «Нова пошта» надає зведений акт та реєстр накладних, які є достатньою підставою для обліку.

Резюме:

• Доставка запчастин/ТМЦ: Включаєте у вартість цих ТМЦ (рахунки 20, 22, 28) через пряме нарахування або окремий субрахунок ТЗВ (п. 9 НП(С)БО 9).
• Доставка документів: Списуєте на рахунок 92 (п. 18 НП(С)БО 16).
• Документи: Використовуйте Акт наданих послуг. Непідписана специфікація може служити лише додатком для розшифровки, куди саме віднести витрати (на 92 чи 201), але не є підставою для запису в обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!