Облік передплати та паливних карт: правильні рахунки і процедури

Облік паливних карток залежить від умов договору з АЗС: чи фіксується кількість літрів у момент оплати, чи картка є грошовою.

Основним рахунком для обліку пального є субрахунок 203 «Паливо» відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків, затвердженої наказом Мінфіну №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n200 .

У разі, якщо підприємство не використовує рахунок 371 і веде облік лише через рахунок 631 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», передплата за паливні картки відображається як дебіторська заборгованість постачальника (Дт 631 Кт 311).

Для карток «у літрах» (коли пальне фактично придбане в момент оплати) оприбуткування пального здійснюється на підставі видаткової накладної постачальника: Дт 203 Кт 631. У цьому випадку пальне обліковується як запаси, що можуть перебувати на відповідальному зберіганні на АЗС.

Для карток «у гривнях» (коли пальне отримується лише під час заправки) оприбуткування здійснюється в момент фактичної заправки транспортного засобу на підставі чеків РРО, що відповідає вимогам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо первинних документів: Дт 203 Кт 631.

Чеки РРО та POS-термінала підтверджують факт отримання пального, а наприкінці місяця АЗС надає зведені документи (акт або накладну з реєстром операцій), які використовуються для узагальнення облікових даних.

Для зручності обліку доцільно вести аналітику до рахунку 203, наприклад: 2031 «Пальне на АЗС» (для літрів на картках) та 2032 «Пальне в баках авто» (для фактично заправленого пального).

Паливні картки рекомендується відображати у позабалансовому обліку з використанням рахунку 08. Можна передбачити таку аналітику: «08/Картки на підприємстві» - для карток, що зберігаються на підприємстві, та «08/Картки видані працівнику» - для карток, переданих у користування працівникам (наприклад, водіям).

Отже, так, вірно - передплату відображаєте на 631, а пальне оприбутковуєте на 203 по факту заправок (або за зведеним актом за місяць, але з обов’язковим зберіганням первинних документів - чеків РРО).

Раді допомогти, звертайтесь ще!