Донарахування ПДФО та ВЗ: списання на витрати підприємства

Давайте розглянемо Ваше питання:

У Вашій ситуації ключовим є те, що згідно з податковим законодавством, податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір (ВЗ) є податками, які утримуються із суми доходу платника податку, а не сплачуються за рахунок коштів роботодавця чи виплачувача.

1. Чи можна списати донараховані податки на витрати?

Ні, прямо списати ці суми на витрати (Дт 949) не можна.
Згідно з п.п. 168.1.1 (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3877 , податковий агент зобов'язаний утримувати податок із суми відповідного доходу за його рахунок.

Аналогічно, п.п. 1.1 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462 (щодо військового збору) дублює порядок нарахування та сплати, встановлений для ПДФО.

Якщо Ви вирішили не стягувати ці кошти з отримувача (директора/власника), то фактично підприємство сплачує податки за власні кошти. Згідно з п.п. 14.1.54 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256 , будь-які доходи, виплачені фізичній особі, з яких не було утримано податок у встановленому порядку, можуть бути розцінені як «додаткове благо».

Списання на витрати (Дт 949) суперечить принципам НП(С)БО 16 «Витрати», оскільки це не є витратами звітного періоду для отримання доходу, а є погашенням зобов'язання третьої особи.

2. Як правильно відобразити операцію в обліку?

Оскільки Ви вже доплатили податки у квітні 2026 року, у Вас виникає дебіторська заборгованість фізичної особи перед підприємством.

• Дт 671 Кт 6411/642 - донараховано ПДФО та ВЗ (виправлення помилки 2024 року через нерозподілений прибуток, якщо сума суттєва, згідно з НП(С)БО 6).
• Дт 6411/642 Кт 311 - перераховано податки в бюджет (квітень 2026).
• Дт 377 (Директор) Кт 671 - зафіксовано борг директора перед підприємством на суму недоплачених податків.

Варіанти вирішення:

• Варіант А: Директор вносить ці кошти в касу або на рахунок (Дт 311 - Кт 377). Це ідеальний варіант, який не створює нових податкових ризиків.
• Варіант Б: Якщо Ви хочете «подарувати» йому ці суми, це вважатиметься його новим доходом (додатковим благом) у квітні 2026 року. Тоді на суму сплачених за нього податків Вам доведеться нарахувати ПДФО (із застосуванням «натурального» коефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 ) та ВЗ. У такому разі ці нові податки вже можна буде віднести на витрати (Дт 949).

3. Документальне оформлення

Будь-яке виправлення помилок минулих періодів має бути підкріплене:

1. Бухгалтерська довідка: Згідно з п. 4.3 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n160 , виправлення помилок оформлюється довідкою. У ній Ви вказуєте:

• причину помилки (неправильна ставка або розрахунок);
• суму перерахунку;
• посилання на період (липень 2024);
• відображення проводок у періоді виявлення (квітень 2026).

2. Наказ керівника: Оскільки директор - це і є власник, він має видати наказ про виправлення помилки та порядок врегулювання заборгованості (наприклад: «зобов'язуюсь внести кошти у сумі недоплачених податків до каси підприємства до кінця місяця» або «провести зарахування за рахунок майбутніх виплат»).

Резюме:
Списання «чистим» Дт 949 без відображення боргу фізособи - це прямий шлях до штрафів при перевірці ДПС, оскільки підприємство не має права платити ПДФО за фізособу «просто так» (крім випадків, передбачених ст. 164 ПКУ) .

Раді допомогти, звертайтесь ще!