Облік коштів від працівника та право на податковий кредит ПДВ

Компанії варто відобразити таку операцію як дохід від списання кредиторської заборгованості на суму операції.

Право на податковий кредит є ризикованим через відсутність належного розрахункового документа (чека/квитанції), що ідентифікує отримувача.

Оскільки працівник оплатив борг компанії власними коштами і відмовився від їх повернення, для підприємства це означає припинення зобов'язання перед постачальником без витрачання власних активів.

На дату оплати (згідно з актом звірки) закривається заборгованість перед контрагентом та виникає заборгованість перед працівником: Дт 631 Кт 372 (1000 грн).
Оскільки працівник відмовився від відшкодування, сума заборгованості перед ним визнається іншим операційним доходом: Дт 372 Кт 717 (1000 грн).

Доходом визнається сума зобов'язання, яке не підлягає погашенню (п. 15 НП(С)БО 15 «Дохід» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0860-99).

Незважаючи на відсутність відшкодування, операцію потрібно відобразити в обліку компанії.

Працівник має подати звіт про використання коштів. Це основний документ, що пов'язує платіж фізособи з господарською діяльністю ТОВ ( пп. 170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).
Оскільки квитанція відсутня, а виписка банку не містить ідентифікації отримувача, компанії необхідно отримати від контрагента-отримувача акт звірки розрахунків або довідку про зарахування коштів саме за рахунком вашої компанії. Це підтвердить факт оплати.
У пояснювальній записці працівник має детально описати: дату, суму, спосіб оплати (через кабінет) та причину відсутності квитанції. Також він має надати письмову заяву про відмову від відшкодування витрат.

Право на податковий кредит виникає на підставі податкової накладної (ПН), зареєстрованої в ЄРПН (п. 198.6 ПКУ). Проте існують ризики щодо документального підтвердження підстави для виписки податкової накладної.

Тому для мінімізації ризиків додайте до авансового звіту роздруківку з електронного кабінету контрагента (якщо це можливо), де видно зарахування суми, та акт звірки з постачальником.

Раді допомогти, звертайтесь ще!