Використання службового авто: правила, документи та витрати на пальне

Так, автомобіль може зберігатися за місцем проживання водія, а поїздки від дому до офісу можуть визнаватися господарськими, проте це потребує ретельного документального оформлення для уникнення податкових ризиків (нарахування ПДФО та військового збору).

Згідно зі ст. 21 Закону України «Про автомобільний транспорт», зберігання транспортних засобів має забезпечуватися у спеціально пристосованих приміщеннях, гаражах, на майданчиках або стоянках. Забороняється зберігання у житлових зонах поза спеціально відведеними майданчиками. Однак на практиці підприємство може видати наказ, яким визначить місце проживання водія як тимчасове місце стоянки автомобіля, обґрунтувавши це виробничою необхідністю (наприклад, відсутністю власного гаража, ранніми виїздами або роз'їзним характером роботи).

https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list

Поїздка «дім — офіс» та списання пального За загальним правилом, поїздки працівника з дому на роботу і назад не вважаються господарською діяльністю підприємства. Якщо списувати пальне на такі поїздки без належного обґрунтування, податківці розцінять це як додаткове благо працівника (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). Це тягне за собою нарахування:

ПДФО — 18% (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,21951);
Військового збору — 5% (ставка діє з 1 грудня 2024 року).

Щоб пальне вважалося витраченим на господарські потреби, у наказі про використання авто слід зазначити, що робота водія має роз'їзний характер, а його робочий день починається з моменту виїзду з місця стоянки (дому) для виконання службових завдань.

Для офіційного перебування авто у дворі співробітника та законного списання пального необхідно оформити:

Наказ про порядок експлуатації службового автомобіля. У ньому потрібно:Закріпити автомобіль за конкретним водієм.
Визначити місце стоянки автомобіля у неробочий час (адреса проживання водія) та обґрунтувати це (наприклад, «з метою забезпечення оперативності виконання службових завдань»).
Встановити, що робота водія має роз'їзний характер.
Положення про використання службового автотранспорту. Внутрішній документ, що регламентує правила використання, зберігання та звітності.
Подорожній (маршрутний) лист. Підприємство самостійно розробляє його форму (ст. 9 Закону про бухоблік). У листі обов'язково мають бути зафіксовані:Маршрут (пункт відправлення — адреса водія, пункт призначення — офіс або об'єкт клієнта).
Показники спідометра на початок і кінець поїздки.
Мета поїздки (виконання службових обов'язків згідно з посадовою інструкцією).
Посадова інструкція водія. До неї варто внести пункт про роз'їзний характер роботи та обов'язок забезпечувати збереження авто за місцем проживання.
Наказ про встановлення норм витрат пального. Для кожного конкретного авто на основі технічних характеристик або контрольних замірів.

Важливо: Якщо в подорожньому листі маршрут «дім — офіс» не буде підкріплений наказом про роз'їзний характер роботи, витрати на пальне можуть бути визнані нецільовими, а ПДВ за таким пальним доведеться компенсувати нарахуванням податкових зобов'язань згідно з п. 198.5 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!