Зарахування працівника в квоту: дата інвалідності або Витягу

На відміну від правил нарахування ЄСВ, де пільгова ставка 8,41% застосовується суворо з дати надання документа роботодавцю (Інструкція №449, пп. 5 п. 2 розд. III.), для виконання нормативу (квоти) ключовим є фактичний період перебування особи у статусі особи з інвалідністю протягом звітного періоду ( Закон №875, ст. 3).

Оскільки інвалідність встановлена 19.12.2025, у першому кварталі 2026 року (січень–березень) працівник уже мав цей статус.
Середньооблікова чисельність розраховується згідно з Інструкцією зі статистики кількості працівників (наказ Держкомстату №286), де працівник враховується як ціла одиниця за кожен місяць, у якому він мав відповідний статус.

Відповідно до Закону України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/875-12#Text (ст. 19), норматив визначається виходячи із середньооблікової кількості працівників за звітний період та фактичної кількості працівників з інвалідністю.

Оскільки у Витягу зазначено, що інвалідність встановлена 19.12.2025, це означає, що у 1 кварталі 2026 року працівник вже мав статус особи з інвалідністю протягом усього періоду (січень–березень). Тому при розрахунку нормативу він враховується як одна одиниця за кожен місяць кварталу.

Положення Інструкції зі статистики кількості працівників №286 https://zakon.rada.gov.ua/go/z1442-05 (пп. 3.2.2) передбачають, що працівники облікового складу враховуються як цілі одиниці за кожен календарний день перебування у трудових відносинах, що застосовується і для розрахунку середньооблікової кількості.

Дата отримання Витягу (13.02.2026) не впливає на період включення до квоти, оскільки документ лише підтверджує вже встановлений статус з попередньої дати.

Водночас для включення до нормативу у 2026 році має виконуватися умова щодо рівня нарахованої заробітної плати (вона повинна перевищувати мінімальну заробітну плату за місяць), що передбачено ст. 18-2 цього Закону.

Проблема полягає в тому, що така особа у об'єднаній звітності за місяці до отримання витягу не зазначалася як особа з інвалідністю, а обіцяного квартального звіту ще не оприлюднено. Виправтити показник об'єднанох звітності щодо кількості осіб неможливо, не передбачено Порядком №4. Через це, на наш погляд, доцільно зробити наступне, превентивно: подати до Пенсійного фонду та до територіального відділення Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю лист у довільній формі. У ньому зазначте, що працівнику встановлено інвалідність ретроспективно (з 19.12.2025), документ отримано 13.02.2026, і через обмеження Порядку №4 ви не маєте змоги виправити заголовну частину звіту за січень. Додайте копію Витягу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!