Ведення обліку витрат на оренду та заправку транспортних засобів

Давайте розглянемо Ваше питання:

Ваша ситуація потребує чіткого розмежування між цивільно-правовими відносинами (оренда) та правилами готівкових розрахунків. Використання механізму «поворотної фінансової допомоги» для закупівлі пального є методологічно помилковим і несе податкові ризики.

Ось алгоритм, як це оформити правильно згідно з нормами 2026 року:

1. Оформлення оренди та заправки

Для того, щоб витрати на пальне законно потрапили до Вашого обліку, необхідно:

• Договори оренди: Обов'язково передбачити в договорах, що витрати на ПММ та технічне обслуговування несе орендар (ПП). Згідно зі ст. 799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n3863 , договір оренди транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню.

• Норми витрат: Потрібно затвердити внутрішнім наказом норми витрат пального на годину роботи (для генератора та трактора) та на 100 км пробігу (для авто), базуючись на технічній документації або розрахунках (згідно з наказом Мінтрансу №43, хоча він має рекомендаційний характер, він є базою для перевірок).

2. Не варто використовувати поворотну фінансову допомогу (ПФД)

Видача ПФД - це передача коштів у власність фізособі з умовою повернення такої ж суми (ст. 1046 ЦКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n4903 . Це не є цільовим авансом на господарські потреби.
Ризик: Податківці можуть розцінити регулярну видачу ПФД з наступним «закриттям» її чеками як надання підзвітних коштів з порушенням термінів.

Як правильно: Видавайте кошти як підзвітні суми (аванс) на закупівлю ПММ

• Згідно з п. 19 Положення №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47 про ведення касових операцій, готівка під звіт видається на виробничі потреби на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання.
• Якщо заправка далеко, директор може купувати пальне за власні кошти, а потім підприємство відшкодовує йому витрати на підставі затвердженого авансового звіту (п.п. 170.9.1 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 . Це найбільш безпечний варіант: спочатку чек - потім виплата з каси або банку.

3. ПДВ на основі чеків

Тут діють жорсткі обмеження згідно з п.п. «б» п. 201.11 ст. 201 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 :

• Ви маєте право на податковий кредит на підставі касових чеків без податкової накладної, якщо сума за отримані товари/послуги не перевищує 200 гривень за день (без урахування ПДВ). Загальна сума чека з ПДВ не може перевищувати 240 грн.
• Якщо сума чека за заправку більша (що у випадку з трактором та генератором неминуче), податкового кредиту за таким чеком не буде.
• Рішення: Оформити на підприємство паливну картку або договір з АЗС. Тоді постачальник виписуватиме податкові накладні на загальний обсяг пального за місяць, і Ви отримаєте повний ПДВ.

4. Бухгалтерські проведення

• Видача коштів під звіт: Дт 372 - Кт 301/311.
• Оприбуткування пального: Дт 203 - Кт 372.
• Списання пального (на основі подорожніх листів чи актів): Дт 23, 91, 92 - Кт 203.
• ПДВ (якщо чек до 240 грн з ПДВ): Дт 641/ПДВ - Кт 372.

Важливо: Не забудьте, що оренда авто у працівника зобов'язує Вас як податкового агента утримувати ПДФО (18%) та Військовий збір (5%) з орендної плати (п.п. 164.2.5 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 . А також відобразити ці виплати в Додатку 4 ДФ Об’єднаного розрахунку. Ознака доходу - «127».

Раді допомогти, звертайтесь ще!