Облік витрат на проживання покупця-нерезидента під час візиту

Витрати на проживання представника покупця-нерезидента можна включити до складу витрат підприємства, проте для цього важливо правильно кваліфікувати їх як представницькі витрати. Це дозволить уникнути оподаткування вартості готелю як «додаткового блага» для іноземного гостя.

Витрати на проживання гостя відображаються у складі витрат на збут (рахунок 93). Щоб вони не вважалися оподатковуваним доходом (додатковим благом) представника нерезидента, необхідно оформити пакет документів, що підтверджують ділову мету візиту (ознайомлення з обладнанням для подальшого продажу).

Для підтвердження зв’язку витрат із господарською діяльністю та уникнення нарахування ПДФО та військового збору, вам необхідно підготувати такі документи:

Наказ про проведення заходу: у ньому слід чітко визначити мету (наприклад, «проведення презентації виробничого обладнання та переговорів щодо його продажу компанії-нерезиденту»), затвердити програму візиту, список запрошених осіб та бюджет.
Програма візиту: детальний план із зазначенням часу огляду обладнання, проведення технічних консультацій та ділових переговорів.
Кошторис витрат: перелік запланованих витрат (проживання, харчування, транспорт).
Звіт про результати: документ (у довільній формі), що підтверджує виконання мети візиту (наприклад, підписання протоколу про наміри або акта огляду обладнання).
Первинні документи від готелю: оригінал рахунку (інвойсу) із зазначенням ПІБ гостя, термінів проживання та вартості, а також документи, що підтверджують оплату (платіжне доручення або чек РРО).
Внутрішнє Положення про представницькі витрати: рекомендується мати на підприємстві затверджений документ, що регламентує порядок таких виплат.

https://7eminar.ua/news/15580-predstavnicki-vitrati-na-korporativ-yak-oformiti-viyizd-orendu-ta-insi

Оскільки візит пов'язаний із майбутнім продажем обладнання, витрати відносяться до витрат на збут: Дт 93 Кт 631 (або 372, якщо оплачував працівник) - відображено вартість проживання гостя.

Якщо витрати належним чином оформлені як представницькі (є наказ, програма, звіт), вони не визнаються додатковим благом фізичної особи-нерезидента і не оподатковуються Податковий кодекс України, пп. 14.1.47.

Щоб проживання гостя було законною витратою без податкових наслідків для нього, обов'язково оформите Запрошення на фірмовому бланку та Наказ, де вкажіть, що огляд обладнання є необхідним етапом передпродажної підготовки згідно з умовами майбутнього контракту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!