Оформлення лікарняного та виплата зарплати після смерті працівника

Розглянемо Ваші питання:

1. Можливо і відкрили лікарняний, потрібно відслідковувати в ПФУ. Якщо буде лікарняний то в табелі «ТН», якщо ні то «НЗ».

2. На підставі отриманих документів (свідоцтва про смерть) видається наказ про припинення трудового договору. Підстава для припинення – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП – смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим (зразок Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника ).
При цьому датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, незалежно від дати видання наказу.
У разі припинення дії трудового договору із померлим працівником роботодавець має провести остаточний розрахунок. До його складу входять зарплата за відпрацьований до дати смерті час, що не отримана за життя, грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 83 КЗпП) та лікарняні.
Такі виплати передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності – входять до складу спадщини.
За ст. 3 Сімейного кодексу України сім'ю складають особи, які одночасно:

• спільно проживають;
• пов'язані спільним побутом;
• мають взаємні права та обов'язки.

Отже, виплатити остаточний розрахунок померлого працівника можна члену сім'ї померлого, який підходить під вищезгадані вимоги на підставі наданої ним заяви на виплату та копії підтвердних документів.

Стосовно оподаткування. Згідно роз’яснення ДПС в ЗІР категорія 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28373 Сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, та виплачується податковим агентом членам його сім’ї, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника.
Згідно роз’яснення ДПС ЗІР категорія 201.04.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134 та ІПК від 24.07.2025 р. № 3978/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК На виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах. Отже, розраховуємо компенсацію за всі дні невикористаних відпусток, а також заробітну плату до дня смерті, та виплачуємо родичу померлого.

Детальніше в нашій статті

https://7eminar.ua/news/1907-pomer-pracivnik-diyi-robotodavcya

3. Можна виплатити допомогу на поховання як від роботодавця так і за рахунок ПФУ.
Стосовно допомоги на поховання за рахунок ПФУ.
Допомога на поховання надається застрахованій особі, члену її сім’ї або іншим юридичним чи фізичним особам, які здійснили поховання.Щоб отримати допомогу від ПФУ потрібно надати певні документи:

• Заява особи яка здійснила поховання
• Документ, що посвідчує особу
• Свідоцтво про смерть

На підставі наданих документів страхувальник (роботодавець) приймає рішення про призначення допомоги на поховання від ПФУ.Рішення слід прийняти не пізніше дня, що настає за днем звернення (ч. 3 ст. 24 Закону №1105). Але враховуйте, що допомога на поховання може бути призначена, якщо звернення за її призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ч. 5 ст. 24 Закону №1105).Після того як рішення було прийнято:

• потрібно подати заяву-розрахунок не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією такого рішення;
• протягом 3-х робочих днів після надходження заяви-розрахунку ПФУ здійснює перерахування коштів на спецрахунок;
• не пізніше наступного робочого дня після отримання страхових коштів від ПФУ виплатити допомогу на поховання (ч. 3 ст. 24 Закону №1105).
• подати повідомлення про проведення страхових виплат впродовж місяця з дня проведення виплати (п. 10 Порядку №12).

З допомоги на поховання від ПФУ не утримують ані ПДФО, ані ВЗ (пп. «а» п.п. 165.1.22 ПКУ та пп. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ ). Згідно роз’яснення ДПС в ЗІР категорія 201.04.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28235 не включається до бази нарахування єдиного внеску сума допомоги на поховання, яка виплачується родичам померлого працівника. Отже, ЄСВ на допомогу на поховання не нараховується.

Допомога на поховання від роботодавця.
У разі смерті працівника роботодавець може надати допомогу на поховання його родичам чи членам його сім’ї (тобто особі, яка здійснює поховання). Для цього потрібно отримати:

• заяву про таку допомогу;
• та копію свідоцтва про смерть.

На підставі таких документів роботодавець видає наказ про виплату допомоги на поховання.
у 2026 році розмір допомоги 9320 грн не оподатковується, а із суми перевищення утримують ПДФО та ВЗ (пп. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ).

Детальніше про допомогу на поховання в нашій статті
https://7eminar.ua/news/5076-dopomoga-na-poxovannya-v-2025-roci-vid-priznacennya-do-neopodatkuvannya

Раді допомогти, звертайтесь ще!