Оформлення документів для відрядження на власному авто за кордон

Для використання авто у господарській діяльності, зокрема, у відрядженні, авто має бути власністю підприємства, або перебувати у нього в оренді або позичці. В такому разі наказом за ним закріплюється працівник, який буде на ньому відряджений. Такому працівнику можна буде компенсувати вартість пального (на підставі розрахункових документів та шляхових листів) та інших документально підтверджених витрат без оподаткування. Також можна видати і паливну картку за необхідності. У наказі про відрядження варто прописати дані про авто: марку, модель, державний номер.

Договір позички не обов’язково засвідчувати нотаріально, як Ви правильно зазначали у питанні (ч. 4 ст. 828 ЦКУ), хоч ДПС неодноразово наполягала на такому посвідченні, отже є ймовірність того, що захищати свою позицію доведеться в суді. Судові рішення з цього питання на стороні платника податків і підтверджують необов’язковість нотаріального посвідчення (наприклад, Постанова Другого апеляційного адміністративного суду від 21.02.2023 у справі № 480/8914/21).

Також врахуйте податкові нюанси:

Якщо користувач - юридична особа проводить капремонт авто, а фізична особа – позичкодавець не відшкодовує юридичній особі – користувачу суму витрат за капітальний ремонт транспортного засобу, проведення якого за рахунок користувача передбачено в договорі позички на безоплатній основі, то у такої фізичної особи виникає дохід у вигляді додаткового блага. При цьому, проведені користувачем поточний ремонт та технічне обслуговування транспортного засобу до таких наслідків не призводять (https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-746900.html).

Оскільки договір позички не передбачає суму плати за користування авто, у користувача - юридичної особи виникає дохід на суму справедливої вартості оренди подібного активу (вартості, яку орендар сплатив би у разі операції між обізнаними, зацікавленими та незалежними сторонами, виходячи з наявної інформації) згідно з п. 5 НП(С)БО 15 та ч. 4 ст. 632 ЦКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!