Важливість дати підписання документа в електронному вигляді

Визначальною є дата складання документа, а не дата накладення електронного підпису, але значна різниця між ними створює податкові ризики.

Згідно з ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити, зокрема дату його складання. Саме ця дата використовується для відображення господарської операції в обліку, оскільки відповідно до ч. 5 ст. 9 цього Закону операції відображаються у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Дата накладення кваліфікованого електронного підпису не входить до переліку обов’язкових реквізитів первинного документа і лише підтверджує погодження сторін із вже зафіксованим фактом господарської операції.

Для цілей ПДВ, відповідно до п. 187.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, датою виникнення податкових зобов’язань є дата, визначена за правилом першої події. При цьому для електронних документів дата оформлення документа визначається за датою, зазначеною у самому документі, незалежно від дати накладення КЕП.

Водночас для договорів діє інший підхід. Відповідно до ст. 640 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 договір вважається укладеним з моменту отримання акцепту, тобто фактичного підписання останньою стороною. Якщо потрібно поширити дію договору на попередній період, застосовується ч. 3 ст. 631 ЦКУ.

Суттєва розбіжність між датою складання документа і датою його підписання може викликати сумніви у контролюючих органів щодо реальності операції та правильності віднесення її до відповідного звітного періоду. Це може призвести до спроб перенесення витрат або визнання операції такою, що не підтверджена належними доказами.

Водночас для своєчасного відображення операцій у разі затримки підписання допускається оформлення внутрішнього первинного документа відповідно до п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Раді допомогти, звертайтесь ще!