Як правильно очистити заборгованість у бухгалтерії по рахунках

Давайте розглянемо Ваше питання:

Для правильного «очищення» обліку від дрібних заборгованостей (до 1 грн) необхідно дотримуватися стандартної процедури списання безнадійної заборгованості, оскільки чинне законодавство не містить винятків щодо суми заборгованості для спрощення процедури.

Алгоритм для списання:

• Інвентаризація: Проведення інвентаризації розрахунків є обов’язковим етапом перед списанням будь-якої заборгованості. Саме під час інвентаризації виявляється заборгованість, за якою минув строк позовної давності, або яка іншим чином відповідає критеріям безнадійної.

Оформлення документів:

• Акт інвентаризації: Фіксує наявність дрібних сум на рахунках 361 та 6811.
• Протокол інвентаризаційної комісії: У ньому зазначається пропозиція списати ці суми як безнадійну заборгованість.
• Наказ керівника: На підставі протоколу видається наказ про списання заборгованості.
• Бухгалтерська довідка: Складається для безпосереднього відображення операції в обліку. Вона повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа.

Строк позовної давності

Це важливо для кваліфікації заборгованості як безнадійної. Однак, варто враховувати:

• Воєнний стан: Перебіг строків позовної давності (загальний - 3 роки) був призупинений з 24.02.2022. Проте, з вересня 2025 року строки знову обчислюються за новими правилами (період зупинення не враховується).
• Альтернативна ознака: Заборгованість можна списати раніше закінчення строку давності, якщо є впевненість у її неповерненні (наприклад, ліквідація контрагента).

Порада: Щоб уникнути накопичення копійок у майбутньому, доцільно закріпити в обліковій політиці або окремому внутрішньому положенні правила округлення чи регулярного списання дрібних сум (наприклад, раз на рік під час річної інвентаризації).

Нормативна база:

Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань (наказ МФУ №879 від 02.09.2014):

• Пункт 7 (Розділ I) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#n17 : Встановлює обов’язковість проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності.
• Пункт 4 (Розділ III) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#n108 : Визначає порядок інвентаризації розрахунків з дебіторами та кредиторами. Саме тут зазначено, що виявлена заборгованість, за якою минув строк позовної давності, має бути відображена в актах інвентаризації.

П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»:

• Пункт 4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#o14 Визначає безнадійну дебіторську заборгованість як ту, щодо якої існує впевненість про її неповернення або за якою минув строк позовної давності.

П(С)БО 15 «Дохід»:

• Пункт 15 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0860-99#o34 : Сума кредиторської заборгованості (рах. 6811), що не підлягає погашенню, визнається доходом (субрахунок 717).

Податковий кодекс України:

• Пп. 14.1.11 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256 : Визначає критерії безнадійної заборгованості для податкових цілей (актуально для платників податку на прибуток - "великодохідників").
• Пункт 192.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4621 : Для ПДВ (якщо ви платили ПДВ з авансів на 6811 або 361) - списання "копійчаної" кредиторки вимагає нарахування податкових зобов'язань, оскільки товар не поставлено, а гроші залишаються у вас.

Раді допомогти, звертайтесь ще!