Як правильно оформити витрати на ТО авто в оренді

Вам потрібно укласти Додаткову угоду до договору оренди, якою змінити порядок оплати та розподіл обов'язків щодо ремонтів. Операція оформлюється двома зустрічними актами наданих послуг (на оренду та на ремонт) із наступним підписанням Акта зарахування зустрічних однорідних вимог. ПДВ нараховується обома сторонами у загальному порядку за правилом «першої події».

Оскільки у вашому чинному договорі прописано, що орендар здійснює ремонт за власний рахунок, цю норму необхідно змінити.

Відповідно до ст. 776 Цивільного кодексу України (ЦКУ), сторони можуть передбачити в договорі, що капітальний або поточний ремонт здійснюється орендарем із подальшою компенсацією або зарахуванням у рахунок орендної плати.
Що прописати в ДУ:«Сторони погодили, що Орендар має право за згодою Орендодавця проводити ТО та ремонт автомобіля. Витрати, понесені Орендарем на такі роботи, підлягають відшкодуванню Орендодавцем шляхом зарахування їх вартості в рахунок орендної плати за договором».

Для того, щоб операція була легітимною в бухгалтерському та податковому обліку, необхідно оформити наступний пакет документів:

Акт наданих послуг з оренди: Орендодавець виставляє Орендарю акт на повну суму орендної плати.
Акт наданих послуг (або звіт про витрати) на ремонт/ТО: Орендар виставляє Орендодавцю акт на вартість проведених робіт (включаючи вартість запчастин та послуг СТО). Фактично Орендар «перепродає» послугу ремонту Орендодавцю.
Акт зарахування зустрічних однорідних вимог: Це ключовий документ для «закриття» заборгованостей без руху коштів (ст. 601 ЦКУ). У ньому зазначається, яка сума оренди погашається якою сумою витрат на ремонт.

Оскільки обидві сторони є платниками ПДВ на загальній системі:

Орендодавець: Нараховує податкові зобов'язання (ПЗ) з ПДВ на всю суму орендної плати та реєструє податкову накладну (ПН). Має право на податковий кредит (ПК) на підставі ПН від Орендаря за послуги ремонту.
Орендар: Нараховує ПЗ з ПДВ на вартість послуг з ремонту/ТО, які він «передає» Орендодавцю, та реєструє ПН. Має право на ПК за послуги оренди.
Відсутність оплати: Зарахування зустрічних вимог вважається оплатою для цілей ПДВ. ПЗ та ПК виникають за датою підписання актів наданих послуг (якщо вони є першою подією).

Якщо сума ремонту більша за оренду
Законодавство не забороняє таку ситуацію.

Перенесення залишку: Якщо вартість ремонту перевищує місячну орендну плату, в Акті зарахування зустрічних вимог ви закриваєте лише частину суми (в межах суми оренди).
Залишок боргу: Непогашений залишок вартості ремонту буде обліковуватися як дебіторська заборгованість Орендаря (та кредиторська Орендодавця). Його можна буде зарахувати в рахунок орендної плати наступних місяців, підписуючи відповідні акти зарахування щомісяця, поки борг не буде погашено повністю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!