Реєстрація норм витрати пального: як правильно оформити документи

Ні, реєструвати внутрішні акти замірів у ДП «ДержавтотрансНДІпроект» не обов’язково. Ви маєте право самостійно встановити та затвердити норми списання палива наказом по підприємству, базуючись на власних замірах.

Наказ Мінтрансу №43, який раніше був обов'язковим, втратив чинність 02.11.2023 року згідно з Наказом Мінінфраструктури №1011. Нові «Методичні рекомендації» та «Базові норми», розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроект» у листопаді 2023 року, мають лише рекомендаційний характер, оскільки вони не затверджені наказом Міністерства. Це дає підприємству свободу вибору: використовувати рекомендації інституту або розробити власні норми.

Для того, щоб норми були легітимними для податкової, необхідно дотриматися такого алгоритму:

• Видати наказ про створення комісії для проведення контрольних замірів палива.
• Провести заміри (хронометраж). Найбільш перевірений метод: заправити повний бак, проїхати певну відстань (наприклад, 100 км) у типових умовах (місто/траса), знову заправити до повного і зафіксувати кількість літрів.
• Скласти Акт проведення замірів. У ньому зазначаються: марка авто, держномер, умови заміру, пройдений шлях та фактично витрачене пальне.
• Затвердити норми наказом керівника. У наказі можна передбачити базову норму та коригуючі коефіцієнти (зимовий період, робота кондиціонера, затори у місті).

Податкова (ДПС) традиційно віддає перевагу нормам НДІпроекту. Якщо ваші внутрішні норми значно вищі, ви повинні мати економічне обґрунтування (наприклад, технічний стан старих авто, специфіка маршрутів).

Щоб мінімізувати претензії ДПС, в акті замірів детально опишіть, чому норми НДІпроекту не підходять (наприклад, «фактична витрата палива за результатами трьох контрольних замірів у міському циклі становить 12 л/100 км, що зумовлено технічними характеристиками двигуна та інтенсивністю руху»). Це і буде вашим економічним обґрунтуванням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!