Проблеми з внесенням даних у електронний документообіг підзвітних осіб

Так, ви можете заповнювати та підписувати АЗ після здійснення розрахунків — це не порушення, а нормальна логіка електронного документообігу.

Запровадження електронного документообігу для підзвітних сум відповідає вимогам законодавства, оскільки електронні документи мають таку ж юридичну силу за наявності КЕП (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 5, 6). Первинні документи можуть створюватися в електронній формі за умови дотримання обов’язкових реквізитів (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9).

Щодо вашого питання по АЗ: звіт про використання коштів є документом, який формується після завершення операції, а не в момент видачі коштів. Працівник складає його після використання підзвітних сум, а бухгалтер — після перевірки та фактичного проведення розрахунків. Саме тому внесення даних про виплату (дата, спосіб — каса/безготівково, номер документа) після фактичного закриття заборгованості є коректним. Дата складання звіту і дата підписання КЕП можуть не співпадати — це не суперечить законодавству, оскільки електронний документ може проходити декілька етапів обробки і підписання.

Податковий кодекс визначає строк подання такого звіту — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження або виконання дії (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 170.9.3). При цьому саме в звіті відображається остаточний фінансовий результат — сума до повернення або до виплати, а також оподатковуваний дохід (за наявності).

Щодо Положення про електронний документообіг — Положення про електронний документообіг ТОВ

Раді допомогти, звертайтесь ще!