Зберігання електронних документів у програмі Медок: рекомендації та поради

Так, зберігати документи в M.E.Doc можна, але обов’язково потрібно робити окреме резервне збереження файлів разом із підписами та квитанціями.

Електронні документи можуть зберігатися у програмі, через яку вони отримані, але закон вимагає забезпечити їх збереження у формі, що дозволяє перевірити цілісність, автентичність та відтворити їх у первісному вигляді (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 13; Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17). Водночас відповідальність за збереження документів покладається на підприємство, а не на програму (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 8).

Зберігання тільки в M.E.Doc не є достатньо безпечним, оскільки база програми може бути пошкоджена, втрачена або доступ до неї може бути обмежений (наприклад, через зміну ПЗ або ліцензії). Тому необхідно формувати зовнішній електронний архів.

Для правильного зберігання потрібно вивантажувати не просто «картинку» документа, а повний електронний оригінал. До такого архіву мають входити:
— файл документа (зазвичай XML або PDF, залежно від типу документа);
— файли електронних підписів (.p7s);
— квитанції №1 та №2 (для звітності, ПН тощо), які підтверджують прийняття документа.

Саме сукупність цих файлів забезпечує юридичну силу електронного документа, оскільки дозволяє перевірити КЕП і факт обміну.

Строки зберігання встановлені податковим законодавством: для первинних документів — 1825 днів (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 44.3). Для кадрових документів строки значно довші.

Рекомендовано регулярно робити резервні копії (бази M.E.Doc або окремих документів) та зберігати їх на окремих носіях або у хмарі. Також варто періодично перевіряти можливість відкриття файлів і коректність підписів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!