Виплата відрядження в гривнях: оформлення витрат на проживання і пальне

Так, можна виплатити аванс у гривнях і дозволити працівнику оплачувати витрати власною карткою — це допустимо за умови належного підтвердження витрат.

Виплата авансу на закордонне відрядження у гривнях не заборонена. Добові для закордонних відряджень визначаються в межах норм, установлених ПКУ, із прив’язкою до євро,(не більше 80 євро на день відрядження) але фактична виплата може здійснюватися у гривнях із застосуванням курсу НБУ (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 170.9.1). З моменту зарахування коштів працівнику вони вважаються підзвітними.

Працівник може оплачувати витрати (житло, пальне тощо) власною карткою. Це не є порушенням, якщо витрати підтверджені документально і пов’язані з відрядженням. Обов’язково потрібні:
— наказ про відрядження;
— підтвердні документи (рахунки/інвойси за проживання, чеки на пальне);
— банківська виписка працівника, яка підтверджує оплату (ПКУ, пп. 170.9.1).

Після повернення працівник подає звіт (авансовий звіт) із документами у строки, визначені ПКУ — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). На підставі цього підприємство або закриває аванс, або відшкодовує працівнику перевитрати.

Якщо використовується службовий автомобіль, витрати на пальне додатково підтверджуються документами обліку використання авто (наприклад, подорожні листи або внутрішні форми). Для пального, крім чеків АЗС та подорожніх листів, слід мати накази щодо норм витрат пального і акти списання пального, що підтверджують господарський характер поїздок.

Якщо працівник не надасть підтвердні документи, такі суми вважаються його оподатковуваним доходом із нарахуванням ПДФО 18% і військового збору 5% (ПКУ, пп. 170.9.1).

Отже, схема «гривневий аванс + оплата власною карткою» є законною, головне — правильне оформлення наказу, первинних документів і звітування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!