Врегулювання особистих витрат голови фермерського господарства в обліку

У ФГ в 2024–2025 роках голова ФГ використовував корпоративну банківську картку для особистих витрат (оплата мобільного зв’язку, продуктів тощо) на загальну суму близько 6 000 грн.
За словами голови, такі дії здійснювались на підставі усної консультації працівника банку.
На даний момент ці витрати не підтверджені як господарські та не були належним чином оформлені в обліку.
Як правильно врегулювати ситуацію з уже здійсненими витратами, щоб мінімізувати або уникнути податкових наслідків для фермерського господарства?
Чи можна оформити ці витрати як підзвітні кошти:
оформити пояснювальну записку від голови ФГ;
визнати суму як заборгованість підзвіт?
Які бухгалтерські проведення доцільно

ВК

Віра, консультант

експерт

06.04.2026 | 14:32

Очікує відповідь

Ситуація з використанням корпоративної картки для особистих потреб є класичною помилкою. Оскільки сума невелика (6 000 грн), її можна врегулювати без значних фінансових втрат, якщо діяти оперативно.

Головна проблема тут — Пункт 164.2.17 Податкового кодексу України (ПКУ). Використання коштів підприємства на особисті цілі без повернення розцінюється як додаткове благо, що тягне за собою нарахування податків

Відповідно до п. 164.2.17 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627

Оформлення як «Підзвітна дебіторська заборгованість»
Це найбільш безпечний шлях. Ви визнаєте, що голова ФГ отримав кошти, але не витратив їх на потреби господарства, а отже — заборгував їх підприємству.

Пояснювальна записка: Голова пише пояснювальну записку на ім'я засновників (або самого себе, якщо він єдиний засновник), де вказує, що кошти в сумі 6 000 грн були використані помилково через некоректне розуміння правил використання корпоративної картки.

Визнання боргу: Складається авансовий звіт (Звіт про використання коштів), де ці суми фігурують як такі, що не підтверджені документами (чек відсутній або не є господарським).

Повернення коштів: Найкращий варіант — голова ФГ вносить 6 000 грн готівкою в касу підприємства або перераховує на розрахунковий рахунок ФГ з призначенням платежу: "Повернення невикористаних підзвітних сум".

Важливо: Якщо кошти будуть повернуті, податкових наслідків (ПДФО та ВЗ) не виникає, оскільки дохід фізичною особою фактично не отриманий (це була позика/борг).

. Бухгалтерські проведення
Для відображення цієї операції в обліку використовуйте наступну схему:

Зміст операції Дебет Кредит Сума, грн Примітка
Списання коштів з картрахунку (виписка банку) 372 311 6 000 Гроші "зависли" на голові як підзвітній особі

Визнання витрат нецільовими (на підставі звіту) 372 372 - Кошти залишаються в дебеті 372 як борг

Повернення коштів головою в касу/на рахунок 301/311 372 6 000

Альтернатива: Оформлення як дивіденди або зарплата
Якщо голова не може або не хоче повертати кошти фізично:

Варіант "Премія/Зарплата": Ви нараховуєте йому премію у 6 000 грн (чистими), сплачуєте зверху всі податки (ПДФО, ВЗ, ЄСВ) і проводите взаємозалік. Це дорого.

Варіант "Дивіденди": Якщо за 2024 рік є прибуток, ці 6 000 грн можна оформити як виплату дивідендів. Податкове навантаження на дивіденди нижче (5% ПДФО для платників податку на прибуток або 9% для спрощенців + 5% ВЗ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!