Делегування права підпису: як правильно оформити документи

необхідно виконати три ключові етапи: отримати згоду загальних зборів на значний правочин, видати внутрішній наказ та оформити довіреність.

1. Протокол загальних зборів учасників (рішення власника)
   Це головний документ. Оскільки директор не має права самостійно вчиняти значні правочини понад 50% активів (якщо інше не встановлено статутом), загальні збори мають надати згоду на вчинення такого правочину та уповноважити конкретну особу на його підписання
   
   
   

   Оскільки сума операції перевищує 50% вартості чистих активів товариства станом на кінець попереднього кварталу, цей правочин є значним.

   
   

   Згідно із Законом України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», ст. 44, рішення про надання згоди на вчинення значного правочину, якщо його вартість перевищує 50% чистих активів, приймається виключно загальними зборами учасників, якщо інше не встановлено статутом.
   Протокол загальних зборів учасників, у якому чітко зазначено: згоду на укладення конкретного договору, його предмет, суму та особу, якій делегується право підпису (якщо підписуватиме не директор).

   
   


2. 
   

   Оформлення делегування права підпису
   Після отримання згоди зборів директор має оформити делегування повноважень працівнику.

   
   

   Внутрішній наказ: Видається для врегулювання трудових відносин та внутрішнього документообігу.

   
   

   Зміст: «Призначити [ПІБ, посада] уповноваженим на підписання договору №... та актів приймання-передачі за цим договором».
   У наказі слід зазначити термін повноважень та, за потреби, встановити доплату за виконання додаткових обов'язків відповідно до Кодексу законів про працю України, ст. 105.
   Довіреність (для зовнішніх відносин): Для представництва перед Замовником та підписання актів обов'язково потрібна письмова довіреність.

   
   

   Згідно з Цивільним кодексом України, ст. 244, довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.
   Важливо: Довіреність від імені юридичної особи видається її органом (директором) або іншою особою, уповноваженою на це установчими документами (Цивільний кодекс України, ст. 246).
   Обов'язковий реквізит: Дата видачі. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною (Цивільний кодекс України, ст. 247).

   
   


3. 
   

   Електронний підпис (КЕП)
   Якщо документи підписуються в електронній формі:

   
   

   Працівник повинен використовувати власний КЕП (як представник юридичної особи).
   Передача КЕП директора іншій особі є незаконною, а документи, підписані чужим ключем, можуть бути визнані недійсними.
   Про надання права підпису електронних документів необхідно повідомити ДПС, подавши Повідомлення за формою J1391104

   
   

Законодавство дозволяє обидва варіанти:

Під конкретну операцію: Це безпечніше для значних правочинів та грантових коштів, оскільки мінімізує ризики перевищення повноважень. У довіреності чітко вказується номер договору та обсяг прав (тільки підписання актів за цим договором).
На постійній основі: Можливо, якщо працівник регулярно виконує такі функції. Проте для значного правочину (>50% активів) у протоколі зборів все одно має бути зафіксована згода на конкретну суму/угоду.

Раді допомогти, звертайтесь ще!