Терміни повернення витрат на заправку авто директором підприємства

Строк відшкодування не встановлений прямо — кошти потрібно повернути або у строк, визначений внутрішніми документами, або протягом 7 днів з моменту вимоги директора.

Податкове законодавство не встановлює конкретних строків для компенсації працівнику (директору) витрат, здійснених за власні кошти. Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та Положення про ведення касових операцій №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text регулюють лише строки звітування за підзвітними коштами і повернення невикористаних сум, але не визначають строки відшкодування витрат, понесених за власні кошти.

У такому випадку застосовуються загальні норми Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#Text. Згідно зі ст. 530 ЦКУ, якщо строк виконання зобов’язання не встановлений, воно має бути виконане у 7-денний строк з дня пред’явлення вимоги. Тобто після подання авансового звіту або вимоги директора підприємство повинно відшкодувати кошти протягом 7 днів.

Водночас підприємство може самостійно встановити інший строк у внутрішніх документах (наприклад, положенні про підзвітні кошти або обліковій політиці), і тоді застосовується саме такий строк.

Для уникнення оподаткування суми як доходу необхідно оформити звіт про використання коштів і додати підтвердні документи (чеки АЗС). Якщо підтвердження відсутні, сума відшкодування вважається додатковим благом і оподатковується ПДФО 18% та військовим збором 5% (пп. 164.2.17 ПКУ).

Отже, оптимально — відшкодовувати кошти одразу після затвердження авансового звіту, або не пізніше 7 днів з моменту вимоги, якщо інший строк не встановлений внутрішніми документами підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!