Облік подарунків до Великодня: податки, документи та процедури оформлення

Так, такі подарунки оформлюються як безоплатна передача з відповідним обліком витрат, ПДВ і (в загальному випадку) ПДФО/ВЗ , з врахуванням межеі неоподаткованого розміру негрошового подарунку, та ЄСВ. Або. у разі оформлення без персоніфікаціїї (як пригощання чи урочистий обід) - без визначення доходу працвників, тобто з податків буде тільки ПДВ.

Для підтвердження господарської операції необхідно оформити первинні документи відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Обов’язково складається наказ керівника (мета — реклама або підтримка клієнтів), кошторис, документи на придбання (накладні), а також документ на списання: або відомість роздачі (якщо ідентифікуєте осіб), або акт списання (якщо роздача масова).

У бухгалтерському обліку придбані подарунки оприбутковуються як запаси відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text (рахунок 209 або 281). При роздачі їх вартість списується:

Дт 93 – Кт 209 (якщо це рекламна акція);
або Дт 949 – Кт 209 (якщо не позиціонується як реклама).
Дохід при цьому не виникає, оскільки це безоплатна передача.

Податок на прибуток визначається за фінрезультатом відповідно до пп. 134.1.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Спеціальних коригувань для таких операцій немає, якщо отримувачі — фізособи, тому все відображається за бухобліком.

З точки зору ПДВ, безоплатна передача є постачанням товарів (пп. 14.1.191 ПКУ). Податкові зобов’язання нараховуються за п. 188.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text виходячи з ціни придбання. Складається:

податкова накладна на «0 грн» (на неплатника) зведена;
податкова накладна «на себе» на суму мінбази (тип причини 15).
Компенсуючі зобов’язання за п. 198.5 ПКУ не застосовуються, оскільки операція є оподатковуваною.

Щодо ПДФО та військового збору, застосовується пп. 165.1.39 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text:

якщо вартість подарунка не перевищує 25% мінімальної зарплати на 1 січня року (у 2026 році — 2 161,75 грн), ПДФО і ВЗ (5%) не нараховуються;
якщо перевищує — оподатковується лише сума перевищення. В разі вартсоті менше заначеного порогу на всіх працвників слід подати в 4ДФ додатковий рядок із ознакою 160 з сумо подарунку.

Щодо ЄСВ, оскільки мова йде про працвників, з якими встанвлені трудові відносини, подарнок є частиною заохочувальних та компенсаційних виплат, а отде частиною фонду оплати працію Тому на цю суму наразовуєсья ЄСВ. В додатку 1 ця сума податрунку зазначєься разом із запралтою одним рядком і слугує базою для ЄСВ.

Якщо роздача масова і неможливо ідентифікувати отримувача — об’єкт оподаткування ПДФО/ВЗ не виникає і відповідно ЄСВ також не нараховується.

В залежності від того, що саме буде презентуватися , можна диверсифікувати операцію розадчі. Якщо це тільки харчові продукти - можливо оформити захід як святкування на підприємстві (як корпоративний захід, при якому споживання такого пригощання не може бути ідентифіковане за кожним співробітником). Це додатково підкріплює відсутність персоніфікації. В такому разі, дохід фізичних осіб не визначається. В цьому разі ПДВ також нараховується, але не як умовинй продаж при безоплатному постачанні, а як компенсуючі податкові зобов'язання за 198.5 ПКУ ПН з кодом 13, оскільки мета використання - негосподарська. Якщо солодощі придбані у неплатинка, то компенсуючі ПДВ зобов'язання з кодом 13 нараховувати немає потреби.

Таким чином, ключове — правильно оформити мету (краще як рекламну, або як корпоративний захід (бенкет, урочисте чаювання тощо), первинні документи на списання та нарахувати ПДВ з мінбази.

Раді допомогти, звертайтесь ще!