Компенсація витрат водія: чи потрібні додаткові документи для підтвердження

Так, фіскального чека достатньо для підтвердження витрат і виплати компенсації. Виписка з особистої картки не є обов’язковою згідно із законом, але її наявність (наприклад, скриншот із банківського застосунку) допоможе уникнути претензій податківців щодо того, чи дійсно оплату здійснив саме цей працівник.

Згідно зі ст. 2 Закону про РРО, фіскальний касовий чек є належним розрахунковим документом, що підтверджує факт продажу товару та проведення розрахункової операції. Напис у чеку «безготівкова оплата» (або «картка») лише вказує на форму розрахунку, але не скасовує того, що чек є первинним документом для обліку.

Право працівника на компенсацію витрат, понесених ним у власних інтересах або в інтересах підприємства за власні кошти, гарантоване ст. 1160 Цивільного кодексу України. Для цього працівник має надати:

• Оригінал фіскального чека;
• Авансовий звіт (Звіт про використання коштів) або заяву на відшкодування у довільній формі.

У пп. 170.9.1 Податкового кодексу України зазначено, що підтвердними документами є документи, що засвідчують вартість витрат. Виписка з рахунку прямо згадується як обов'язкова лише у разі використання корпоративних платіжних інструментів.

Для розрахунків особистою карткою:

За законом: Фіскального чека достатньо.
На практиці: Податківці іноді намагаються трактувати відшкодування без підтвердження того, що платив саме працівник, як «додаткове благо». Тому для повної безпеки рекомендується додати виписку або квитанцію про транзакцію з банківського застосунку працівника. Це остаточно підтвердить, що кошти списані саме з його рахунку, а не, наприклад, з картки іншої особи.

Прийміть авансовий звіт із чеком. Якщо є можливість, попросіть водія додати роздруковану квитанцію про цю операцію з його онлайн-банку — це зніме будь-які питання щодо ідентифікації платника під час перевірки. Переконайтеся, що в наказі або розпорядженні по підприємству зафіксовано право водія здійснювати дрібні господарські закупівлі для обслуговування авто.

Раді допомогти, звертайтесь ще!