Алгоритм дій при зміні постачальника ПРРО для бізнесу

Спочатку зареєструйте новий ПРРО (новий розробник), налаштуйте та переведіть на нього роботу, після чого коректно скасуйте реєстрацію старого ПРРО, передавши всі дані та закривши його фіскальний номер.

Обґрунтування

1. Реєстрація нового ПРРО у ДПС
   Реєстрація нового ПРРО відбувається за заявою за формою № 1‑ПРРО з присвоєнням йому локального та фіскального номера, які зберігаються за цим ПРРО до дати скасування реєстрації згідно з п. 3 розд. II Порядку № 317.
   Алгоритм дій:

   1. Переконайтесь, що господарська одиниця вже подана за формою 20‑ОПП (об’єкт не змінюється, тож оновлювати його зазвичай не потрібно).
   2. У Електронному кабінеті подайте заяву за ф. № 1‑ПРРО з дією «Реєстрація», вказавши новий локальний номер ПРРО.
   3. Отримайте квитанцію з фіскальним номером нового ПРРО та переконайтеся в його наявності в реєстрі ПРРО.
   4. Подайте форму 5‑ПРРО для касирів щодо нового ПРРО (прив’язка їхніх сертифікатів до нового реєстратора).
   5. Встановіть і налаштуйте програму нового розробника, перевірте коректність формування чеків.

2. Припинення роботи старого ПРРО та скасування його реєстрації
   До скасування реєстрації ПРРО суб’єкт господарювання зобов’язаний забезпечити передачу всіх створених ПРРО розрахункових документів (у тому числі з офлайн‑номерами) та електронних фіскальних звітних чеків до фіскального сервера, після чого подається заява з позначкою «Скасування реєстрації» відповідно до наказу № 547.
   Алгоритм дій:

   1. На старому ПРРО закрийте зміну, переконайтесь у відсутності «висячих» офлайн‑чеків та непереданих звітів.
   2. Якщо ПРРО працює коректно, подайте заяву за ф. № 1‑ПРРО з дією «Скасування реєстрації» саме по цьому ПРРО.
   3. Дочекайтесь повідомлення в Електронному кабінеті про скасування реєстрації із зазначенням підстав.
   4. Після скасування видаліть/заблокуйте програму старого розробника, щоб касири не могли випадково працювати через нього.
   5. У разі поломки чи компрометації ключа замість звичайного скасування подається повідомлення за ф. № 2‑ПРРО з позначками «несправність» або «крадіжка пристрою чи компрометація ключа», що також може бути підставою для скасування.

3. Практичні особливості переходу між ПРРО різних розробників
   Формальна «зміна розробника» для ДПС виглядає як реєстрація нового ПРРО та скасування старого, оскільки кожен ПРРО має свій окремий фіскальний номер, який не змінюється до дати скасування реєстрації.
   Рекомендовано:
   • спочатку повністю протестувати роботу нового ПРРО, але не скасовуючи старий, щоб уникнути зупинки продажів;
   • по можливості встановити дату остаточного переходу (наприклад, з початку зміни/дня) та з цього моменту всі операції проводити лише через новий ПРРО;
   • зберегти архів чеків і звітів старого ПРРО для внутрішнього контролю і можливих перевірок.

У результаті безпечний перехід полягає в паралельній підготовці й запуску нового ПРРО та подальшому коректному скасуванні реєстрації старого з повною передачею його фіскальних даних.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?