Облік витрат на рекламу з корпоративної картки без штатного працівника

На нашу думку договір обов’язковий. Оскільки засновник не є працівником, він може користуватися корпоративною карткою (КПК). Облік витрат через окремий рахунок обов’язковий. Використовувати одразу рахунок 93 не можна. Списання коштів з КПК є видачею під звіт (рахунок 372), а витрати на маркетинг визнаються лише після отримання підтвердних документів (інвойсів від фейсбук) та затвердження звіту.

Оскільки засновник не перебуває у штаті, він не є працівником у розумінні трудового законодавства. Відповідно до п. 107 Положення НБУ №164 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0164500-22#Text власник рахунку (ТОВ) визначає перелік осіб, які можуть використовувати КПК. Якщо це не працівник, право користування карткою має бути прописане у відповідному документі, наприклад договорі доручення або цивільно-правовому договорі.

Можете розглянути варіант укладення договору доручення згідно з ст. 1000 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4701. За цим договором засновник (повірений) зобов'язується вчиняти юридичні дії (оплату реклами) від імені та за рахунок ТОВ.

Керівник ТОВ має видати наказ, яким надати засновнику право користування конкретною КПК для господарських потреб підприємства.

Кошти на корпоративному рахунку належать ТОВ, а у момент їх списання вони стають підзвітними коштами особи, на яку емітована картка.

Чому не можна одразу на рах. 93? Виписка банку, де отримувачем вказано "Банк", підтверджує лише рух грошових коштів (платіжну операцію), але не факт отримання послуг маркетингу ТОВ. Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 витрати мають бути підтверджені документами, що засвідчують їх вартість та склад.

Для Facebook такими документами є переважно інвойси (рахунки), які завантажуються з рекламного кабінету. Саме на підставі інвойсу та затвердженого звіту (або переліку документів) витрати списуються на рахунок 93.
Проведення:

Дт 372 Кт 311 — списання коштів з КПК (на підставі виписки банку).
Дт 93 Кт 372 — визнання витрат на маркетинг (на дату затвердження звіту/інвойсу).

Раді допомогти, звертайтесь ще!