Вартість відрядження за кордоном та повернення авансу працівником

За відсутності пересадки добові за день вибуття у відрядження можуть бути закордонні

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба (п.7 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, наказ МФУ від 13.03.98 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n12 ).

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття,- за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено працівника (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи). Це передбачено в п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Інструкція № 59 є обов’язковою для використання підприємствами, що мають бюджетне фінансування. Комерційні підприємства порядок виплати добових в день перетину кордону мають встановити самостійно в своїх локальних документа.

Отже можливо 01.03.2026 оплатити за нормами добових закордон (при відсутності зупинки в іншому населеному пункті). Разом з цим не заборонено роботодавцю визначити оплату цього дня за нормами по Україні. Це суто внутрішнє питання.

В п.170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не встановлено термін повернення невикористаного авансу. Тільки граничний термін звітування за пп. 170.9.3 ПКУ за метою оподаткування. Для оподаткування важливо аби невикористані кошти були повернуті на граничну дату звітування – не пізніше останнього дня місяця, що настає за місяцем завершення відрядження.

Насправді термін повернення коштів треба контролювати залежно від форми фінансування підприємства та виданого авансу.

Якщо аванс виданий у готівці, то повернення невикористаної суми має бути проведено на строк не пізніше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт (п.19 розд. ІІ Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text). Цей строк продовжується до завершення строку відрядження. Це касова дисципліна.

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (п.11 розд. ІІ Інструкції № 59). Це для бюджетників. Чи підприємств, де є бюджетне фінансування.

Для комерційних підприємств термін звітування по відрядженню та термін повернення не використаних коштів встановлюється самостійно в межах граничного терміну звітування за п. 170.9 ПКУ та норм щодо готівки за Положенням № 148.

Раді допомогти, звертайтесь ще!