Документальне оформлення та бухгалтерія грантів на проекти представництвом

Так, представництво може надавати гранти, якщо такі повноваження передбачені положенням про представництво та документами материнської компанії, а фінансування здійснюється від її імені та за її кошти.

Представництво іноземної компанії не є юридичною особою і діє від імені та в інтересах юридичної особи, яка його створила. Такий статус визначений ст. 95 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Тому всі операції, у тому числі надання грантів, здійснюються представництвом у межах повноважень, наданих материнською компанією. Якщо положення про представництво та довіреність керівника передбачають реалізацію грантових програм або фінансування проектів, представництво може виконувати функції розпорядника коштів і перераховувати гранти отримувачам.

Для оформлення надання грантів зазвичай використовуються внутрішні та договірні документи. Насамперед це положення про представництво, яке має передбачати можливість здійснення такої діяльності. Основним документом є грантова угода (договір), у якій визначаються мета гранту, умови використання коштів, строки та порядок фінансування, а також вимоги до звітності отримувача. Крім того, оформлюється наказ керівника представництва про надання гранту на підставі рішення уповноваженого органу або розпорядження материнської компанії, платіжні документи на перерахування коштів та звіти отримувача про їх цільове використання. Якщо грант передбачає отримання певного результату робіт або послуг, можуть складатися акти приймання-передачі виконаних робіт чи послуг відповідно до вимог щодо оформлення первинних документів, визначених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Бухгалтерський облік залежить від того, чи веде представництво окремий баланс. Якщо воно обліковує кошти, отримані від головної компанії, як цільове фінансування, застосовуються рахунки відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99.

Проведення:
Отримано кошти від головної компанії для реалізації грантової програми — Дт 311 – Кт 48

Нараховано зобов’язання перед отримувачем гранту відповідно до грантової угоди — Дт 949 – Кт 685

Перераховано кошти отримувачу гранту — Дт 685 – Кт 311

Визнано дохід від використання цільового фінансування на суму понесених витрат — Дт 48 – Кт 718

Якщо грант надається фізичній особі, представництво виступає податковим агентом і зобов’язане утримати податок на доходи фізичних осіб і військовий збір відповідно до вимог Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Проведення:
Нараховано грант фізичній особі — Дт 949 – Кт 661 (або 685)

Утримано ПДФО — Дт 661 (685) – Кт 641

Утримано військовий збір — Дт 661 (685) – Кт 642

Виплачено грант отримувачу — Дт 661 (685) – Кт 311

Дата визнання витрат визначається за правилами бухгалтерського обліку. Згідно з п. 7 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text витрати визнаються у тому звітному періоді, в якому вони виникають, незалежно від дати оплати. У практиці грантових програм це може бути дата виникнення зобов’язання за грантовою угодою або дата підтвердження виконання умов гранту відповідним звітом чи актом, якщо договором передбачено поетапне фінансування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!