Витрати на житло під час відрядження: ризики та відшкодування

Витрати на оренду житла у фізичної особи за кордоном під час відрядження можна відшкодувати без оподаткування, якщо вони документально підтверджені та пов’язані з відрядженням.

Витрати на відрядження працівника, зокрема витрати на найм житлового приміщення, не включаються до оподатковуваного доходу працівника за умови їх документального підтвердження. Це прямо передбачено Податковим кодексом України (пп. 170.9.1, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text), відповідно до якого до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, у тому числі витрати на проживання, якщо вони підтверджені відповідними документами.

Тому якщо працівник орендує житло у фізичної особи в Польщі та має договір оренди і документ, що підтверджує оплату (банківську виписку, платіжну квитанцію, транзакцію з картки тощо), підприємство має право відшкодувати ці витрати як витрати на відрядження. Такі суми не вважаються додатковим благом працівника і не оподатковуються ПДФО та військовим збором, за умови що вони підтверджені документально та пов’язані з виконанням службового завдання у відрядженні.

Якщо документи складені іноземною мовою, роботодавець на вимогу контролюючих органів повинен забезпечити їх переклад українською мовою (Податковий кодекс України, пп. 170.9.1). Для підтвердження витрат достатньо договору оренди та документів, що підтверджують оплату.

Виплата коштів фізичній особі-нерезиденту за оренду житла, яке знаходиться за межами України, не створює обов’язку утримувати податок з доходів нерезидентів, оскільки такий дохід не є доходом із джерелом походження з України (Податковий кодекс України, п. 141.4).

Водночас при тривалому перебуванні працівника за кордоном можуть виникати інші податкові ризики. Якщо працівник перебуває в Польщі тривалий час (зазвичай понад 183 дні протягом року), польські податкові органи можуть визнати його податковим резидентом цієї держави. Крім того, у певних випадках тривале виконання роботи за кордоном може створювати ризик визнання діяльності підприємства такою, що здійснюється через постійне представництво на території іншої держави.

Отже, за наявності наказу про відрядження, договору оренди та підтвердження оплати витрати на оренду житла у фізичної особи за кордоном можуть бути відшкодовані працівнику без додаткового оподаткування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!