Проблеми з підписанням видаткових накладних за минулий рік

Питання по даті підписання документів
Постачальник пального відповідно до договору щомісячно оформлює зведені видаткові накладні та надсилає нам (Покупцю) на наступний місяць за минулий місяць в Медок. Через помилку в посаді та прізвище підписанта в накладних за 2025 рік дані накладні були відхилені. Зараз в 2026 році нарешті ми отримали через Медок ці видаткові накладні за 2025 рік уже з коректним підписантом. Питання: чи буде коректним те, що КЕП зі сторони Постачальника та зі сторони нас (Покупця) буде накладений тільки зараз ( в 2026 році) в документах 2025 року. Дане пальне було вже списано по чекам в 2025 рік. Як варіант, Постачальник може надати паперову версію.

ВК

Вікторія, консультант

експерт

02.03.2026 | 09:19

Очікує відповідь

Так, можна

Для облікових цілей важлива не дата підписання первинки (дата накладення електронного підпису), а саме дата (період здійснення) госпоперації, відомості про яку містить первинний документ. Адже відповідно до ч. 5 ст. 9 Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», госпоперації відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені (лист Мінфіну від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178).Також ст. 187.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528 ПКУ зазначено, що для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису. Отже, для електронних документів, що підтверджують постачання палива, датою оформлення вважається день, зазначений у ньому-таки як дата його складання. Водночас накладення електронних підписів значення не має.
Для обережних платників податків рекомендуємо якщо документ підписуються після настання дати звітності, можна скласти тимчасовий внутрішній документ, наприклад «самоакт». Так, як Ви пишете за період 2025 року, то Ви ж обліку, показували дані операції. Враховуючи, що в обліку підприємства документи відображені на підставі внутрішніх накладних самоакту (і це регламентовано внутрішніми документами підприємства), можливий варіант підписання документів за 2025 рік у 2026 р. за умови коли між контрагентами наявний договір про електронний документообіг (або додаткова угода до діючого договору) укладений саме в 2025 р. Такі документи будуть дійсними та не можуть бути визнані дефектними згідно чинного законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!