Де знайти нормативні документи щодо складання подорожніх листів

Оскільки єдиного спеціалізованого закону про «Подорожні листи» більше не існує (його скасували для більшості видів транспорту ще у 2011–2013 роках), юридичне обґрунтування зараз будується на комбінації кількох кодексів та наказів.

На сьогодні єдиного нормативного акта, який би чітко наказував: «Складайте лист щодня», не існує. Замість цього слід керуватися такими документами:

Закон про бухгалтерський облік (ст. 9): Будь-яка господарська операція має підтверджуватися первинним документом. Якщо авто їздило, ви витратили пальне — це операція, яку треба задокументувати.

Згідно зі ст.9 Закону про бухгалтерський облік

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Податковий кодекс України: Для того, щоб віднести пальне на витрати та отримати податковий кредит з ПДВ, вам потрібне документальне підтвердження зв’язку поїздки з господарською діяльністю.

Відповідно до ст. 44.1 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110

Наказ Мінфіну №88: Про положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Він дозволяє підприємствам самостійно розробляти форми первинних документів.

Відповідно до п.2 Наказ Мінфіну №88

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17

Як часто складати: день, тиждень чи місяць
Оскільки форму ви розробляєте самі, термін дії документа ви також встановлюєте самостійно в наказі про облікову політику підприємства.

Складати щодня варто, якщо:
У вас великий автопарк і водії щодня міняються.
Ви хочете максимально детальний контроль за кожним кілометром.
Це вантажні перевезення з різними замовниками щодня.
Складати раз на місяць (або тиждень) можна, якщо:
Автомобіль використовується одним співробітником (наприклад, менеджером або директором).
Ви пропишете в наказі по підприємству, що «подорожній лист оформлюється за звітний місяць».
Важливо: Навіть у місячному листі кожен виїзд має бути розписаний по датах: дата, маршрут, показники спідометра «від/до», кількість пального.

Що кажуть суди та податкова
Податківці зазвичай не заперечують проти місячних листів, якщо в них відображені всі необхідні реквізити (дата, маршрут, кілометраж, підписи). Головне — щоб документ давав змогу ідентифікувати: куди, навіщо і скільки пального витрачено.

Порада: Якщо ви обираєте складати лист раз на місяць, обов’язково зафіксуйте це у внутрішньому наказі. Це зніме зайві питання під час перевірки.

Як висновок: Прямої норми «щодня» у законі немає. Ви самі вирішуєте це питання, виходячи зі зручності обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!