Правильний розрахунок середньої кількості працівників у фінансовій звітності

Для вірного розрахунку середньої кількості працівників для цілей фінансової звітності ми звертаємося до Інструкції 286. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1442-05#Text.

Слід одразу сказати, що плутанина трапляється через те, що є декілька «середніх» — СКШП (середньооблікова чисельність штатних працівників), є середня кількість в еквіваленті повної зайнятості, а є СЕРЕДНЯ кількість працівників. Ось цей останній критерій ми і будемо розглядати, бо саме він застосовується в даному випадку для фінзвітності і для визначення категорії підприємства.

По-перше, слід зауважити, що наголошення на графіку роботи чи кількості ставок, які займає працівник, — не потрібне. Це зайва в даному випадку інформація, оскільки навіть якщо працівник на свої півставки працює десять днів у місяць замість 20 робочих днів чи чотири години на день замість восьми — це не змінює того факту, що він повний місяць перебуває у трудових відносинах із підприємством. Як, власне кажучи, і інші працівники, що працюють на повну ставку, перебувають у трудових відносинах і в неділю, і в суботу, тобто всі календарні дні. Ви ж не звільняєте його щоразу, як закінчилася його зміна чи робочий час. Значить, цей сумісник весь місяць був вашим працівником. Тому перша формула у вас в принципі правильна, якщо ви у вихідних умовах не забули врахувати ще деякі категорії. Розглянемо це докладніше.

У заголовній частині фінансової звітності (форми №1-м, №2-м, №1-мс, №2-мс) зазначається саме середня кількість працівників. Це передбачено п. 3 розд. I НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0161-00#Text. Це той самий показник, за яким відбувається визначення категорії підприємства (мікро-, мале, середнє) відповідно до ст. 2 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Порядок визначення цього показника встановлено Інструкцією зі статистики кількості працівників №286, затвердженою наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1442-05#Text. Відповідно до п. 3.1 Інструкції №286 середня кількість працівників за період складається з трьох складових: середньооблікової кількості штатних працівників, середньої кількості зовнішніх сумісників та середньої кількості осіб, які виконували роботи за цивільно-правовими договорами (крім фізичних осіб — підприємців). Отже, зовнішні сумісники і працівники за ЦПД прямо входять до складу середньої кількості працівників.

Розглянемо три складові середньої кількості.

1 Перша складова — СКШП.
Середньооблікова кількість штатних працівників визначається відповідно до п. 3.2 Інструкції №286 і охоплює працівників облікового складу. До облікового складу належать працівники, прийняті за трудовим договором, у тому числі ті, які тимчасово не працювали з поважних причин (п. 2.1, 2.2 Інструкції №286).

Працівники, які перебувають у відпустці без збереження заробітної плати, не припиняють трудових відносин, тому залишаються в обліковому складі та враховуються при визначенні середньооблікової кількості (п. 2.2, п. 3.2 Інструкції №286). Аналогічно, у разі призупинення дії трудового договору працівник не звільняється і залишається в обліковому складі, а пп. 3.2.2 Інструкції №286 не передбачає їх виключення, тому такі працівники включаються до середньооблікової кількості.

Водночас згідно з пп. 3.2.2 Інструкції №286 із середньооблікової кількості штатних працівників виключаються працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, а також у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного — у передбачених законодавством випадках) віку.

2.Друга складова — середня кількість зовнішніх сумісників.
Середня кількість зовнішніх сумісників за період з початку року і за рік визначається шляхом підсумовування середньої кількості цих працівників за всі місяці з початку року і ділення отриманої суми на кількість місяців, тобто на 2, 3, 4, 5 ... 12 (пп. 3.3 Інструкції №286). Нагадаємо, що сумісник (як і штатний працівник в аналогічних умовах), який працює на півставки, чверть ставки, одну десяту ставки — все одно весь місяць перебуває в трудових відносинах, оскільки його трудовий договір укладений та триває.

3.Третя складова — середня кількість осіб, які виконували роботи за цивільно-правовими договорами.
Середня кількість працюючих за цивільно-правовими договорами за період з початку року і за рік визначається шляхом підсумовування середньої кількості цих осіб за всі місяці з початку року і ділення отриманої суми на кількість місяців, тобто на 2, 3, 4, 5 ... 12 (пп. 3.3 Інструкції №286). Діє такий самий принцип: протягом дії договору ЦПХ ця особа кожен день такого періоду є одним з компонентів середньооблікової чисельності. Навіть у разі, якщо він виконав свою роботу за один день — все одно, якщо договір укладений на певний період, кожного дня такого періоду він буде «одиницею».

Отже, показник середньої кількості працівників у фінансовій звітності визначається шляхом обчислення складових (1), (2) та (3) і їх підсумовування.

Як порахувати сам показник? береться кожний день відповідного місяця і ви дивитеся, скільки наявних працвників з пунктів 1,2,3 було у вас у трудових віносинах, чи у яких тривав договір ЦПХ в цей день. . Рахуєте і суботу, і неділю. Ці кількості підсумовються, і діляться на кількість днів у місяці. Отримуємо середню за місяць. Далі, підсумовються середні за 12 місяців та діляться на 12 місяців. Якщо у вас так все і було - кожного дня року було 3 штатних і 10 сумісників - значить, перша формула дасть нам 13 працвників - це і буде ваша середня чисельність. Але дивіться, чи не пропустили ви мобілізованих, чи тих, із ким призупинено трудовий договір, але не розірвано його, чи осіб за довгорами ЦПХ.

Таким чином, для фінансової звітності показник «середня кількість працівників» є ширшим, ніж лише штатний склад, і включає також сумісників та осіб за ЦПД, а працівники у відпустці без оплати або з призупиненим трудовим договором враховуються; мобілізовані - теж; не включаються лише працівниці у декретних відпустках.

Раді допомогти, звертайтесь ще!