Коли віднести витрати за оренду програмного забезпечення BAS

Витрати на оренду програмного забезпечення (ПЗ) необхідно визнавати щомісяця протягом усього періоду використання (з березня 2024 р. по лютий 2025 р.), не чекаючи отримання акта у 2025 році. Це базується на принципі нарахування та відповідності доходів і витрат.

Згідно зі ст. 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV, витрати відображаються в обліку в момент їх виникнення, незалежно від дати сплати коштів або дати отримання документа від постачальника.

Оскільки оренда ПЗ є безперервним процесом, витрати мають визнаватися на систематичній основі протягом строку оренди (п. 9 розд. II НП(С)БО 14 «Оренда»). Тобто щомісяця ви маєте відносити на витрати 1/12 частину сплаченої суми.

Якщо на дату завершення звітного періоду (місяця, кварталу або року) акт від постачальника ще не отриманий, ви зобов'язані відобразити витрати на підставі внутрішнього первинного документа (самостійно складеного акта або бухгалтерської довідки). Це передбачено п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну №88. У такому документі зазначається розрахункова сума витрат, що відповідає умовам договору.

Порядок бухгалтерського обліку Оскільки оплата здійснюється наперед за рік, вона спочатку обліковується як аванс, а потім — як витрати майбутніх періодів:

Перерахування оплати (01.03.2024):Дебет 371 «Розрахунки за виданими авансами» — Кредит 311 «Поточні рахунки в банках».
Відображення витрат майбутніх періодів:Дебет 39 «Витрати майбутніх періодів» — Кредит 371.
Щомісячне списання на витрати (березень 2024 – лютий 2025):Дебет 92 «Адміністративні витрати» (або 91, 93 залежно від призначення ПЗ) — Кредит 39.
Підстава: Внутрішній акт або бухгалтерська довідка.
Отримання офіційного акта (01.03.2025):Використовується для підтвердження вже визнаних витрат. Якщо сума в акті збігається з розрахунковою, додаткові проведення не потрібні. Якщо є розбіжності — проводиться коригування у періоді отримання акта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!