Оформлення харчування для тренерів: спортивний захід чи представницькі витрати

Харчування учасників навчання слід оформити як витрати на проведення статутного заходу (навчального), а не як представницькі витрати.

Відповідно до пп. 133.4.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 неприбуткова організація повинна використовувати доходи виключно для фінансування видатків на своє утримання та реалізацію мети (цілей, завдань), визначених установчими документами. Якщо навчання тренерів відповідає статутним завданням установи (розвиток спорту, підвищення кваліфікації тренерів тощо), витрати на його проведення, у тому числі харчування учасників і викладачів, є витратами на статутну діяльність.

Представницькі витрати за своєю суттю пов’язані з прийомом делегацій, переговорами та встановленням ділових контактів, а не з організацією навчального процесу. У вашому випадку йдеться про забезпечення освітнього (навчального) заходу, що є основною діяльністю, а не прийомом гостей. Тому класифікація як представницькі витрати є необґрунтованою і може створити зайві питання щодо відповідності статутній діяльності.

Документальне підтвердження у вас достатнє: кошторис із окремою статтею «харчування учасників», наказ із зазначенням П.І.Б. слухачів і викладачів, розклад навчання, договір/рахунок, акт виконаних робіт і меню. Важливо, щоб у наказі або положенні про проведення заходу було прямо зазначено, що організація забезпечує учасників харчуванням у межах проведення навчання.

У бухгалтерському обліку витрати на харчування відображаються як витрати на основну діяльність відповідно до НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text. Якщо фінансування є цільовим, дохід визнається відповідно до п. 17 НП(С)БО 15 «Дохід» https://zakon.rada.gov.ua/go/z0860-99 — у сумі понесених витрат.

Проведення:
Відображено витрати на харчування – Дт 949 – Кт 631
Визнано дохід від цільового фінансування – Дт 484 – Кт 718

Щодо ПДФО і військового збору: якщо харчування організовано як загальне обслуговування (без визначення вартості спожитого конкретною особою), відсутній персоніфікований дохід фізособи. У такому разі об’єкта оподаткування ПДФО і військовим збором не виникає (пп. 14.1.47 та пп. 14.1.54 ПКУ). Якщо ж вартість харчування можна чітко визначити по кожному учаснику, податковий орган може розцінити це як додаткове благо.

Отже, правильним варіантом є оформлення витрат як витрат на проведення навчального заходу в межах статутної діяльності, а не як представницьких.

Раді допомогти, звертайтесь ще!