Компенсація витрат у відрядженні: дозволені та заборонені категорії

Кожне підприємство самостійно вирішує питання компенсації понесених витрат працівнику. ПКУ визначає лише податкову складову

Рішення щодо компенсації чи відмов у компенсації по відрядженню приймає директор підприємства за наслідками звітування. Дійсно відряджений має надати підтвердні та розрахункові документи.

Почнемо з лампочки та антифризу. Якщо відрядження за наказом відбулось на службовому авто підприємства (власне чи орендоване), то не заборонено компенсувати понесені витрати по обслуговуванню такого авто у відрядженні. Для оподаткування має значення, чим проведена оплата (цей реквізит є в чеку) – готівка чи платіжна картка.

Якщо платіжною карткою, то відряджений має надати виписку з карткового рахунку. Це вимога пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 За її відсутністю компенсація буде вважатися оподатковуваним доходом (ПДФО 18% + ВЗ 5%)

Квіти, тюльпани, алкоголь – можливо компенсувати і навіть без оподаткування. При найми, якщо у наказі про відрядження міститься пункт щодо представницьких витрат у відрядженні. До цього має бути наказ про проведення таких заходів, визначено коло запрошених осіб, кошторис заходу та звіт за результати проведеної роботи. Щодо підтвердних документів – за пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.

Вода, макарони, молоко, кава лате, яблука,горіхи, цукерки, шоколад – це може розглядатися як складова подарунків під час представницьких заходів. Вимоги оформлення описані вище.

Також це можна розглядати як харчування у відрядженні. За пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ харчування у відрядженні не оподатковується у двох варіантах:

- За рахунок добових, або

- Якщо харчування включене до рахунку готелю

В противному випадку компенсація цих витрат призведе до оподатковуваного доходу як допблага.

Отже, директор може відмовити у компенсації всіх описаних витрат, якщо не має можливості їх ув’язати із відрядженням, або прийняти рішення компенсувати. Але в такому випадку компенсація може призвести на виникнення оподатковуваного доходу (з огляду на наявні розпорядчі та підтвердні документи), по відношенню до якого підприємство виступатиме податковим агентом. Треба буде нараховувати ПДФО та ВЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!