Необхідність оформлення контракту для обліку дивідендів та податків

Згідно з нормами ПКУ, до суми сплачених податків, які зменшують МПЗ, включаються ПДФО та військовий збір з доходів фізичних осіб, які перебувають з платником податку у трудових або цивільно-правових відносинах.

Згідно зі ст.297-1 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n19602

Законодавство не вимагає виключно форму «контракту» (який є особливою формою трудового договору). Звичайний трудовий договір, оформлений наказом про прийняття на роботу, — це вже і є трудові відносини.

Але є нюанс щодо дивідендів: Щоб ПДФО з дивідендів пішов у залік МПЗ, отримувач має бути саме працівником. Якщо він власник, але не оформлений як працівник — заліку не буде. У вашому випадку він оформлений, тому формально умова «трудових відносин» виконана.

2. Чи потрібно прописувати дивіденди в договорі
Тут важливо не плутати трудове право і корпоративне:

Дивіденди виплачуються на підставі Статуту та Рішення зборів учасників (Протоколу), а не тому, що це написано в трудовому договорі.
Для податкової важливо, щоб на момент виплати дивідендів особа мала статус працівника.

Відповідно до ст.170.5 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Чи треба реєструвати договір

Трудові договори (або контракти) в письмовій формі не реєструються в жодних державних органах. Ви подаєте лише Повідомлення про прийняття працівника на роботу до ДПС до початку його роботи. Якщо повідомлення у 2025 році було подано — статус працівника підтверджено.

Відповідно до ст. 24 КЗпП

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141

3. Ризик «заднього числа» та періоди
Оскільки учасник став працівником лише у 2025 році, а дивіденди виплачуються за 2024 рік, виникає ключове питання: коли саме відбулася виплата?

Якщо виплата у 2026 році за 2024 рік: Ви берете в залік МПЗ за 2026 рік податки, сплачені під час виплати, оскільки в цей момент він вже є працівником.
Якщо виплата була у 2025 році: Аналогічно — податки йдуть у залік МПЗ за 2025 рік.
Важливо: Якщо ви хочете «дотягнути» документи, краще просто переконатися, що у вас є письмовий трудовий договір (у довільній формі, не обов'язково контракт), датований датою наказу про прийняття у 2025 році. Спеціально прописувати там дивіденди не потрібно — це виплата за право власності, а не за роботу.

Резюме та рекомендації
Не переробляйте наказ на контракт, якщо в цьому немає потреби (контрактна форма дозволена не для всіх посад). Письмового трудового договору достатньо.
Перевірте Статут. Саме там має бути прописано порядок виплати дивідендів, а не в трудовому договорі.
Головна умова для МПЗ: На дату нарахування/виплати дивідендів особа повинна числитися у штаті (мати подане повідомлення в ДПС).
Документи: Має бути Протокол зборів про виплату дивідендів за 2024 рік та платіжки на сплату ПДФО (код 11010400) та ВЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!