Використання автомобіля працівника для доставки товару: нюанси та документи

Використовувати авто працівника без оформлених договірних відносин не можна без податкових ризиків; для компенсації пального обов’язково потрібно оформити договір (оренди або позички), або встановити "використання авто працвника у службових цілях" за його згодою наказом або догвором із працвником.

Щодо зазначення авто працівника в ТТН.

ТТН повинна містити достовірні дані про транспортний засіб і перевізника (ст. 48 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344-III; Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом, наказ Мінтрансу від 14.10.1997 № 363). Формально вказати фактичний автомобіль можна, але якщо відсутній договір на використання авто, підприємство не має правових підстав користуватися цим транспортним засобом.

Без договору виникають ризики:

– витрати на доставку можуть бути визнані не пов’язаними з господарською діяльністю (п. 44.1, п. 138.2 Податкового кодексу України);
– компенсація витрат працівнику розцінюватиметься як його дохід;
– складно довести правомірність використання ТЗ у разі перевірки або ДТП.

Тому без договору використання авто є ризиковим.

Щодо компенсації пального.
Щоб компенсувати пальне без оподаткування як додаткового блага, необхідно оформити правові підстави користування авто.

Найбезпечніший варіант — договір оренди або договір позички.

Договір оренди транспортного засобу з фізичною особою підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 № 435-IV). Орендна плата оподатковується ПДФО 18 % (п. 167.1 ПКУ) та військовим збором 5 % (п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Договір позички (безоплатного користування) регулюється ст. 827–828 ЦКУ і не потребує нотаріального посвідчення, якщо інше не встановлено сторонами.

При наявності договору:

– підприємство має право придбавати пальне;
– оприбутковує його як запаси;
– списує на витрати доставки (умови DDP означають, що доставка входить у зобов’язання продавця — ст. 664 ЦКУ).

Проведення:

Придбано пальне – Дт 203 – Кт 631
Списано пальне на доставку – Дт 93 – Кт 203

Необхідні документи:

– договір оренди або позички;
– акт приймання-передачі авто;
– наказ про використання авто;
– подорожній лист (внутрішня форма);
– ТТН;
– чеки АЗС;
– акт списання пального.

Якщо ж договору немає і підприємство просто компенсує працівнику витрати, така сума вважається додатковим благом (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ) і оподатковується ПДФО 18 % та військовим збором 5 %. У 4ДФ відображається з ознакою доходу «126». Використання авто ц слуцжбових цілях оформлюється заявою працвника та наказом керівника, де вказуються умови, що саме буде компенсуватися, яким чином буде вестися облік. Зазвичай узгоджуться норми, працвник веде подоржній лист чи подібний документ, сума компенсаціїї узгоджується сторонами, вона опдатковуються ПДФІО та ВЗ, але не підлягає нарахуванню ЄСВ (Перелік 1170 прямо вказує на це).

Отже, для мінімізації податкових ризиків обов’язково потрібно укласти договір оренди або позички;якщо укласти догвоір або затвердити наказом використання у службових цілях - має вестися облік, тому що коемпенсація має бути обгрнутованою, і в цьому разі компенсація пального оподатковуватиметься як дохід працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!