Розрахунок резерву відпусток для малих підприємств: покрокова інструкція

Почати потрібно з розрахунку залишку забезпечення станом на 31.12.2025 та відображення його через нерозподілений прибуток, а з 2026 року — щомісячно нараховувати резерв через витрати.

Створення забезпечення на оплату відпусток є обов’язковим для малого підприємства (п. 7 НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», наказ Мінфіну від 25.02.2000 № 39; п. 13 НП(С)БО 11 «Зобов’язання», наказ Мінфіну від 31.01.2000 № 20; п. 7 П(С)БО 26 «Виплати працівникам», наказ Мінфіну від 28.10.2003 № 601).

На 31.12.2025 потрібно визначити суму невикористаних днів відпустки та розрахувати суму забезпечення з урахуванням ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464-VI).

Розрахунок на вашому прикладі.

Визначаємо середньоденну зарплату (умовно беремо оклад × 12 / 365).
Працівник з інвалідністю (ЄСВ 8,41 %):
9 000 × 12 / 365 = 295,89 грн
15 днів × 295,89 = 4 438,35 грн
ЄСВ: 4 438,35 × 8,41 % = 373,29 грн
Разом резерв = 4 811,64 грн

Звичайний працівник (ЄСВ 22 %):
10 000 × 12 / 365 = 328,77 грн
15 днів × 328,77 = 4 931,55 грн
ЄСВ: 4 931,55 × 22 % = 1 084,94 грн
Разом резерв = 6 016,49 грн

Загальна сума резерву = 10 828,13 грн.

Оскільки резерв раніше не створювався, це виправлення обліку через нерозподілений прибуток.

Проведення (31.12.2025):
Нараховано початковий резерв – Дт 441 – Кт 471 – 10 828,13 грн

З 01.01.2026 резерв створюється щомісячно.

Розрахунок коефіцієнта: 24 к.дн. / 365 ≈ 0,06575.

Січень 2026:

Працівник з інвалідністю:
9 000 × 0,06575 = 591,75
ЄСВ 8,41 % = 49,74
Разом = 641,49 грн

Звичайний працівник:
10 000 × 0,06575 = 657,50
ЄСВ 22 % = 144,65
Разом = 802,15 грн

Щомісячний резерв = 1 443,64 грн.

Проведення (щомісячно):
Нараховано резерв – Дт 92 (або 93, залежно від функції) – Кт 471 – 1 443,64 грн

Коли працівник іде у відпустку:

Нараховано відпусткові – Дт 471 – Кт 661
Нараховано ЄСВ – Дт 471 – Кт 651

Якщо резерву недостатньо — різниця відноситься на витрати періоду (п. 18 НП(С)БО 11).

На кінець кожного року обов’язкова інвентаризація забезпечення з перерахунком фактичного залишку невикористаних днів (п. 8 розд. ІІІ Положення № 879, наказ Мінфіну від 02.09.2014 № 879).

Таким чином:
31.12.2025 — формуєте початковий залишок через 441;
з 2026 року — щомісячне нарахування через витрати;
при відпустці — списання за рахунок резерву.

Раді допомогти, звертайтесь ще!