Витрати на МНМА: порядок відшкодування та обліку для працівника

Якщо працівник перебуваючи закордоном, придбав ТМЦ (батареї) і оплатив це власною гривневою краткою, то Ви маєте право відшкодувати йому ці витрати на підставі норм п. 170.9 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.2. У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

170.9.3. Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені цим підпунктом, продовжуються на один календарний місяць."

Отже, працівник має надати Вам виписку (відомості) з свого карткового рахунку, яка має підтверджувати загальну суму використаної гривні на це придбання.

Тоді в обліку може бути так:

Дт 632 Кт 372 - списана сума коштів в гривні з картки працівника в еквіваленті валюта х курс НБУ на день списання коштів

Дт 942 Кт 372 - витрати на конвертацію та комісію банку

Дт 153 Кт 632 - оприбутковані батареї за курсом НБУ з першої проводки

Дт 153 Кт 63,377 - витрати на ввезення батарей в Україну (поштові витрати, мито, інше)

Дт 112 Кт 153 – ввели в експлуатацію батареї, якщо їх повна первісна вартість не перевищує вартісну межу МНМА

Раді допомогти, звертайтесь ще!