Згідно зі статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, господарські операції підлягають відображенню в бухгалтерському обліку на підставі первинних документів. Якщо фіскальний чек загублено, допускається складання акта або бухгалтерської довідки, що відповідає вимогам пункту 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Акт повинен містити дату, зміст операції, суму, обсяг пального, найменування постачальника, а також обов’язково пояснення водія щодо втрати чека і підтвердження, що пальне використано для потреб підприємства. Підписується такий документ комісією і затверджується керівником. Додатково долучається виписка банку з корпоративної картки як підтвердження факту оплати (підпункт 170.9.1 Податкового кодексу України).

Щодо податку на доходи фізичних осіб, є ризик визнання таких витрат додатковим благом працівника згідно з підпунктом 164.2.17 ПКУ, якщо відсутнє документальне підтвердження використання пального для господарських цілей. У цьому разі доведеться утримати ПДФО (18% з урахуванням коефіцієнта 1,21951) та військовий збір 5%.

Для зниження ризиків варто оформити подорожній лист із зазначенням маршруту та показників спідометра, а також пояснення водія щодо втрати чека. Доцільно затвердити наказ керівника, що визнає ці витрати господарськими. Якщо з мережею АЗС укладено договір, можна отримати щомісячну розшифровку витрат або копію втраченого чека.

Проведення:

Списання пального на підставі акта – Дт 231 (або відповідного виробничого рахунка) – Кт 203
Оплата за паливо корпоративною карткою – Дт 372 – Кт 311
Відображення витрат з поточного рахунку – Дт 203 – Кт 372

Раді допомогти, звертайтесь ще!