Це ризиковано. Обережний підхід полягає в оплаті витрат у відрядженні кожним працівником за себе.

Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.

Але ДПС (наприклад, в ІПК від 07.10.2025 № 5362/ІПК/99-00-24-03-03 ) наполягає на безподатковому відшкодуванні витрат тільки у разі їх оплати індивідуально кожною відрядженою особою. (https://7eminar.ua/news/13296-vidryadzennya-ta-pdfo-yak-opodatkovuyut-vitrati-yakshho-oplatu-zdiisnyuyut-kolegi#sytuatsiya-1-oplata-odnym-iz-pratsivnykiv-vytrat-za-inshykh)
Отже, ми не можемо виключити варіант, коли ДПС при перевірці наполягатиме на визнанні додатковим благом оплату працівником витрат за іншого працівника, тому Ви можете обрати з таких варіантів: відшкодувати "чужі" витрати з оподаткуванням як додаткового блага, не відшкодовувати "чужі" витрати або відшкодувати всі витрати без оподаткування і відстоювати свою правоту, якщо при перевірці ДПС займатиме фіскальну позицію.

Раді допомогти, звертайтесь ще!