З урахуванням призупинення перебігу строку позовної давності у 3 (три) року ( ч.1 ст.257 Цивільного кодексу, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1415 ), рахувати такий строк потрібно тільки починаючи з 04.09.25 р.. ( про це мова йде в матеріалі на сайті Семінар Ком від 26.08.25 р. «Позовну давність відновлено: як обчислювати строки з урахуванням призупинення на час карантину та воєнного стану»: https://7eminar.ua/news/8727-pozovnu-davnist-vidnovleno-yak-obcislyuvati-stroki-z-uraxuvannyam-prizupinennya-na ).

Але у Вас все одно можуть бути підстави для визнання такого боргу безнадійним.

Адже згідно з п.4 НП(С)БО – 10 «Дебіторська заборгованість» ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#o16 ), «безнадійна дебіторська заборгованість - поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позивної давності».

Саме тому Ви маєте право прийняти рішення про списання такої заборгованості з балансу, наприклад, датою від 31.12.25 р.

Тому що у Вас є впевненість про її неповернення (про що можуть свідчити переписка з контрагентом, будь які відкрити дані, тощо ).

Та на дату прийняття такого рішення здійснюєте списання: «поточна дебіторська заборгованість, щодо якої створення резерву сумнівних боргів не передбачено, у разі визнання її безнадійною списується з балансу з відображенням у складі інших операційних витрат» (п.11 НП(С)БО -10, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#o29 ).

Тобто РСБ не нараховуєте – у Вашому випадку дебіторська заборгованість, яка рахується на с/рах.631 (371) не є фінансовим активом.

Тому Ви відносите на витрати: Дт944 – Кт631 (371).

Щодо документального оформлення – потрібен наказ по підприємству ( надаємо посилання на Наказ про списання дебіторської заборгованості: Наказ про списання дебіторської заборгованості ), та списуєте на підставі бухгалтерською довідки у довільній формі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!