Проблеми з підписанням договорів у звітуванні грантових коштів

Якщо в документі правильно зазначена дата здійснення господарської операції, підписання його в пізніший строк не порушує вимог обліку та звітності, оскільки дата підпису не змінює сутність факту, що вже відбувся.

Господарські операції, у тому числі ті, що здійснюються за грантові кошти, відображаються в обліку за датою їх фактичного здійснення, відповідно до частини 5 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Якщо у документі (наприклад, акті виконаних робіт) вказано дату складання 05.08.2025, саме ця дата є підставою для відображення операції в облікових регістрах, навіть якщо підписи сторін були накладені 10.08.2025.

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну №88, допускає певну відстрочку у підписанні первинного документа, якщо вона зумовлена технологією погодження або збору підписів. Зокрема, на практиці це пов’язано з необхідністю перевірки змісту, підтвердженням обсягу виконаних робіт та дотриманням внутрішніх процедур.

У разі використання електронного документообігу також діє правило, закріплене в пункті 187.1 Податкового кодексу України: дата електронного підпису не змінює дату складання документа, яка є основною для обліку. Таким чином, накладення КЕП після фактичної дати виконання робіт не порушує вимог законодавства.

Якщо мова йде про грантову звітність, рекомендовано надати пояснення у супровідному листі, зазначивши, що підписання документів здійснюється у межах допустимого внутрішнього документообігу, а всі факти господарських операцій підтверджено первинними документами з актуальною датою складання, яка відповідає моменту фактичного виконання зобов’язань.

Раді допомогти, звертайтесь ще!