Так, ви маєте право (і з точки зору бухгалтерського обліку — обов’язок) списати суми ПДВ на витрати у грудні 2025 року за всіма трьома ситуаціями. Оскільки у 2026 році ви переходите на загальну систему оподаткування, важливо очистити баланс від неліквідних активів (непідтвердженого податкового кредиту) саме в періоді перебування на єдиному податку, щоб вони не викривляли фінансовий результат майбутніх періодів.

Розберемо кожну ситуацію
1. ПН від 31.05.2023, заблокована, пояснення не подавалися
Згідно з Порядком прийняття рішень про реєстрацію ПН/РК, затвердженим Наказом Мінфіну №520, п. 6, платник має право подати пояснення та копії документів протягом 365 календарних днів, що настають за датою виникнення податкових зобов'язань.

Відповідно до Наказу Мінфіну №520 п.6

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1245-19#Text

Оскільки ПН виписана 31.05.2023, граничний строк для подання пояснень сплив 31.05.2024.
Після цієї дати ПН вже не може бути розблокована в адміністративному порядку. Оскільки актив (право на податковий кредит) більше не відповідає критеріям визнання (ймовірність отримання економічних вигод дорівнює нулю), його слід списати: Дт 949 Кт 6442.

Відповідно до ст.198 п.6 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931

2. ПН від 10.02.2022, відмова у розблокуванні від 23.01.2023
Тут право на податковий кредит втрачено через завершення строків оскарження рішення про відмову.

Адміністративне оскарження: 10 робочих днів з дати отримання рішення (Податковий кодекс України, п. 56.23).
Судове оскарження: згідно зі ст. 122 Кодексу адміністративного судочинства України, строк становить 3 або 6 місяців.
Станом на грудень 2025 року всі процесуальні строки для оскарження рішення від 23.01.2023 давно минули. Це остаточно підтверджує неможливість отримання податкового кредиту.

Відповідно до ст.56 п.23 .1 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1321

3. Товар отримано у лютому 2022, ПН не виписана, постачальник зник
Для операцій, здійснених після 01.01.2022, діє правило 365 календарних днів для реєстрації ПН та формування податкового кредиту (Податковий кодекс України, п. 198.6).

Перебіг цього строку зупинявся на період дії воєнного стану до 01.08.2023 (ПКУ, пп. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ).
Для ПН за лютий 2022 року строк у 365 днів почав відліковуватися з 01.08.2023 і сплив приблизно у липні 2024 року.
Оскільки ПН не була зареєстрована протягом цього терміну, право на податковий кредит втрачено остаточно.

Відповідно до ст.198 п.6 ПКУ

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931

Бухгалтерський та податковий аспекти
Проведення: Списання здійснюється на підставі бухгалтерської довідки: Дт 949 Кт 6442 (або 6441, залежно від вашого плану рахунків для непідтвердженого ПДВ).

Єдиний податок 4 групи: Списання витрат у грудні 2025 року не вплине на суму єдиного податку, оскільки база оподаткування для 4 групи — це площа та нормативна оцінка землі, а не фінансовий результат.

Перехід на податок на прибуток (2026): Списавши ці суми у 2025 році, ви уникнете ситуації, коли витрати минулих років «зависають» у періоді, де вони могли б вплинути на об’єкт оподаткування. Якщо ви спишете їх у 2026 році, податківці можуть визнати такі витрати неправомірними, оскільки подія (втрата права на кредит) фактично відбулася раніше.

Висновок: Списання у грудні 2025 року є правильним кроком для підготовки до переходу на загальну систему оподаткування.

Раді допомогти, звертайтесь ще!