Облік втрати товару та компенсації у бухгалтерії постачальника

1. Видаткова накладна (ВН): Першу ВН не можна просто замінити. Її потрібно відкоригувати (сторнувати) у частині втраченого товару, оскільки право власності на нього до покупця не перейшло.
   
   

   Оскільки товар був втрачений перевізником до моменту вручення покупцю, операція продажу в цій частині вважається такою, що не відбулася. Згідно з НП(С)БО 15 «Дохід», п. 8, дохід визнається лише у разі передачі ризиків та вигод, пов'язаних з правом власності.

   
   

   У бухгалтерській програмі найкраще зробити документ «Коригування реалізації» або «Повернення від покупця» (хоча фактичного повернення не було, це технічно сторнує борг покупця та реалізацію). Використовувати «Операції, введені вручну» можна, але це складніше для подальшого автоматичного обліку ПДВ.

   
   


2. Нова поставка: На товар, що надсилається повторно, обов’язково виписується нова видаткова накладна датою фактичного відвантаження.
   
   

   Кожне фізичне відвантаження має підтверджуватися первинним документом. Оскільки перша спроба доставки була невдалою (товар знищено), на нову партію товару виписується нова ВН.

   
   

   ПДВ-нюанс: Оскільки першою подією була повна передоплата (28.11.25) і на неї вже зареєстрована податкова накладна (ПН), то при повторному відвантаженні нову ПН на покупця виписувати не потрібно. Вона вже покриває цю поставку.

   
   


3. ПДВ: Так, на втрачений товар потрібно нарахувати «компенсуючі» податкові зобов'язання за Податковий кодекс України, п. 198.5.
   
   

   Втрачений товар перестав використовуватися в господарській діяльності.

   
   

   Списання: Собівартість втраченого товару списується на витрати (субрахунок 947).
   Компенсуючий ПДВ: Згідно з Податковий кодекс України, п. 198.5, необхідно нарахувати ПЗ, оскільки товар не використано в оподатковуваних операціях. Хоча діє норма про форс-мажор під час війни (ПКУ, підрозд. 2 розд. ХХ, п. 32-1), податківці зазвичай наполягають на нарахуванні ПДВ, якщо платник отримує повне відшкодування вартості від перевізника.

   
   
   
   


4. Дохід: Відшкодування від «Нової пошти» буде доходом січня 2026 року (на дату визнання претензії або отримання коштів).
   Сума відшкодування збитків від перевізника не включається до бази оподаткування ПДВ згідно з Податковий кодекс України, п. 188.1. В обліку це інший операційний дохід (субрахунок 716). Оскільки кошти надійшли 02.01.2026, цей дохід відображається у звітності за 2026 рік.

28.11.25 Отримано повну оплату Дт311 Кт681
28.11.25 ПЗ з ПДВ (за першою подією) Дт643 Кт641
19.12.25 Відвантажено товар (повністю за документами) Дт361 Кт701
19.12.25 Собівартість реалізованого товару Дт901 Кт26/28
19.12.25 Залік авансу Дт681 Кт361
Грудень/Січень Сторно втраченого товару Дт361 Кт701
Грудень/Січень Сторно собівартості втраченого товару Дт901 Кт26/28
Дата акту Списання втраченого товару на витрати (претензія) Дт947 Кт26/28
Кінець місяця Компенсуюче ПЗ (ПДВ від собівартості втраченого) Дт949 Кт641
02.01.26 Визнано дохід від відшкодування (НП) Дт374 Кт715
02.01.26 Отримано гроші від Нової пошти Дт311 Кт374
Дата відправки Нова видаткова накладна (на заміну втраченого) Дт361 Кт701
Дата відправки Собівартість нового товару Дт901 Кт26/28
Дата відправки Залік (дебіторка закриває залишок авансу) Дт681 Кт361

Раді допомогти, звертайтесь ще!