Документи для компенсації витрат фізичної особи підприємству

Для того, щоб компенсувати фізичній особі витрати, понесені нею в інтересах підприємства (якщо вона не є працівником), необхідно мати докази фактичного надання послуг підприємству, їхньої оплати саме цією особою та наявності цивільно-правових відносин.

Оскільки трудові норми не застосовуються до осіб, які не є працівниками підприємства (ст. 121 КЗпП), компенсація витрат можлива тільки в межах цивільно-правових відносин (Цивільний кодекс України). Тому обов’язковим є договір, що передбачає відшкодування витрат, пов’язаних з виконанням завдань у інтересах підприємства (наприклад, договір про надання послуг або доручення).

Підтвердженням оплати є банківська виписка з карткового рахунку особи або інший документ, що підтверджує платіж (пп. 170.9.2 ПКУ). Якщо розрахунок проводився через термінал, потрібен фіскальний чек.

Авансовий звіт подається у випадках, визначених 170.9.4 ПКУ, а при спалті карткою - може подавати просто звіт в довільній формі із наданням докментів, або просто документи, що підтверджують витрати та отримання послуг

Без договору компенсація може вважатися додатковим благом чи іншим доходом, що підлягає оподаткуванню: ПДФО 18% та військовий збір 5% (пп. 170.2.2, 164.2.17 ПКУ; Закон № 3619-IX від 25.07.2024).

Раді допомогти, звертайтесь ще!