Договір оренди авто директора: підписання, довіреність та податки

Підприємство має декілька варіантів, як залучити автомобіль директора:

1. Договір оренди (потрібне нотаріальне посвідчення). В такому разі підприємство приймає авто директора на забаланс та несе за нього повну відповідальність. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

2. Договір позички авто (безоплатно). Автомобіль приймається на забаланс підприємства та несе відповідальність за його експлуатацію. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання. За ЦКУ такий договір не потребує нотаріального посвідчення, але податківці вимагають, щоб такі договори були нотаріально посвідченими.

3. Використання власного авто працівника у господарській діяльності за заявою працівника + наказ про використання авто. При такому варіанті власник авто (працівник) несе відповідальність за його експлуатацію. Підприємство може (але не зобов’язане) виплачувати працівнику компенсацію за використання авто, а також компенсувати працівнику витрати, пов’язані з техобслуговуванням, ремонтом, поліпшенням його автомобіля.

Оренда автомобіля

Договір оренди автомобіля підлягає засвідченню нотаріусом згідно ч. 2 ст. 799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. В договорі оренди потрібно прописати умови, зручні для обох сторін. Наприклад, розмір орендної плати або правила списання палива.

Мінімальної вартості оренди рухомого майна немає. Розмір орендної плати сторони встановлюють за домовленістю (ст. 632 ЦКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3135. Тобто, надаючи рухоме майно в оренду, сторони мають право встановити будь-яку ціну. Це випливає з норм ст. 44 Господарського кодексу України, ст. 632 ЦКУ, ст. 10, 11 Закону України «Про ціни і ціноутворення».

При оренді автомобіля підприємство стає податковим агентом щодо орендодавця, тобто з суми орендної плати утримує ПДФО 18% та ВЗ 5%, перераховує до бюджету та відображає у Додатку 4ДФ за ознакою доходу «127».

Об’єкта оподаткування ЄСВ немає.

Юрособа надає до контролюючого органу за основним місцем обліку повідомлення за формою № 20-ОПП з інформацією про об’єкт оподаткування (автомобіль).

Орендар відображає орендовані об’єкти на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, указаною в договорі про оренду (п. 4 розд. ІІ НП(С)БО 14 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0487-00#n61).

В обліку нарахування орендної плати відображається записом Дт 23, 91-94 Кт 685. Амортизація на орендоване майно не нараховується.

Зверніть увагу, якщо директор надає власне авто в оренду, то він не може одночасно підписати договір і як директор ТОВ, і як орендодавець. Договір буде нікчемним за ст. 238 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1319. В такому разі, директор видає довіреність на підписання (укладання) договору від імені підприємства на іншого працівника.

Оскільки договір оренди посвідчується нотаріально, то і довіреність має бути засвідчена у нотаріуса.

Зразки:

Довіреність на укладання договору оренди авто

Договір оренди легкового автомобіля

Акт приймання-передачі предмета оренди (автомобіля)

Договір позички транспортного засобу

Наказ про порядок використання власного автомобіля працівника для службових потреб підприємства

Раді допомогти, звертайтесь ще!