Зобов'язання підписувати звітність: законність та наслідки для бухгалтера

У цій ситуації правове значення має не сам факт підписання звітності головним бухгалтером, а те, в якому статусі він це робить. Якщо директор має намір не просто перекласти свій підпис на бухгалтера, а тимчасово уповноважити його виконувати функції керівника, така модель загалом допускається законодавством, але лише за умови належного оформлення.

Фінансова та податкова звітність юридичної особи за загальним правилом підписується керівником або уповноваженою ним особою та особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, ч. 2 ст. 11; Податковий кодекс України, пп. 48.5.1). Водночас норми цих актів виходять з того, що «уповноважена особа» керівника — це особа, якій передані саме управлінські повноваження, а не просто право поставити підпис замість директора.

Якщо директор через відпустку, хворобу, відрядження чи інші обставини тимчасово не може виконувати свої обов’язки, він може покласти їх виконання на головного бухгалтера. У такому разі бухгалтер діє не як бухгалтер, а як виконувач обов’язків керівника. Це є тимчасовим виконанням обов’язків відсутнього працівника, що потребує обов’язкового внутрішнього оформлення та згоди працівника, оскільки фактично відбувається зміна трудової функції (Кодекс законів про працю України, ст. 105).

Для правомірності такої ситуації має бути видано наказ по підприємству про покладення на головного бухгалтера обов’язків директора із зазначенням строку, обсягу повноважень та права підпису фінансової і податкової звітності. Згода бухгалтера на виконання обов’язків керівника має бути зафіксована, зокрема шляхом підпису під наказом або поданням окремої заяви. Саме по собі оформлення довіреності без наказу про тимчасове виконання обов’язків не відповідає вимогам трудового та податкового законодавства і не замінює статусу уповноваженої особи керівника.

У разі електронного подання звітності використання кваліфікованого електронного підпису директора іншою особою є неприпустимим. Для того щоб підпис головного бухгалтера сприймався як підпис керівника, до контролюючого органу подається повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису із зазначенням типу підпису «директор». Лише після прийняття такого повідомлення податковою службою звітність, підписана КЕП бухгалтера як виконувача обов’язків керівника, вважатиметься поданою належним чином (Податковий кодекс України, пп. 48.5.1).

У паперовій формі в такому разі головний бухгалтер підписує звітність у реквізиті «Керівник» із зазначенням статусу виконання обов’язків директора та підстави повноважень, а в реквізиті «Головний бухгалтер» — як особа, відповідальна за ведення обліку. Якщо ж бухгалтер одночасно виконує обов’язки керівника і відповідає за бухгалтерський облік, електронна звітність може бути підписана одним його підписом як керівника (Податковий кодекс України, пп. 48.5.1).

За умови правильного оформлення передання повноважень звітність вважається достовірною та поданою без порушень. У такому статусі головний бухгалтер несе відповідальність за дії, вчинені в межах делегованих йому повноважень керівника, у тому числі адміністративну відповідальність за порушення порядку ведення обліку та складання звітності (Кодекс України про адміністративні правопорушення, ст. 163-1, ст. 164-2). Якщо ж бухгалтер підписує звітність одноосібно без належного оформлення виконання обов’язків керівника, така звітність подається з порушенням установленого порядку і може бути не визнана контролюючими органами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!