На нашу думку, маємо врахувати такі норми Порядку пропуску та обліку гуманітарної допомоги в умовах воєнного стану № 953 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/953-2023-%D0%BF#n19):

"11. За результатом виявлення невідповідності фактично отриманої гуманітарної допомоги категоріям товарів та/або найменуванню товарів, та/або кількості місць, та/або кількості штук, та/або вазі/об’єму, які зазначені в декларації, отримувач зобов’язаний сформувати та подати інвентаризаційний опис фактично отриманої гуманітарної допомоги в електронному кабінеті автоматизованої системи, який підтверджує фактичне отримання гуманітарної допомоги. Інвентаризаційний опис фактично отриманої гуманітарної допомоги у такому разі подається не пізніше ніж подання звіту. Подання інвентаризаційного опису фактично отриманої гуманітарної допомоги вважається інформуванням отримувачами правоохоронних органів про встановлений факт невідповідності фактично отриманої гуманітарної допомоги категоріям товарів та/або найменуванню товарів, та/або кількості місць, та/або кількості штук, та/або вазі, які зазначені в декларації.

12. Отримувач, крім отримувачів медичної гуманітарної допомоги, до 15 числа місяця, що настає за місяцем, в якому зазначено дату внесення інформації про митне оформлення гуманітарної допомоги за декларацією, формує та подає в електронному кабінеті автоматизованої системи звіт або завантажує копію паперового звіту, підписаного керівником або особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку, або копію звіту в електронній формі з накладенням кваліфікованого електронного підпису керівника або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку.

Звіт подається до 15 числа кожного місяця, що настає за звітним, наростаючим підсумком окремо щодо кожного переліку товарів, що визнаються гуманітарною допомогою, ввезених на митну територію України, до повного її розподілу.

У разі подання отримувачем інвентаризаційного опису фактично отриманої гуманітарної допомоги звіт складається з урахуванням зазначеної в ньому інформації про фактично отриману гуманітарну допомогу.

До звіту можуть додаватися копії первинних документів отримувача або набувача гуманітарної допомоги - юридичної особи.

Якщо останній день подання звіту припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем подання звіту вважається наступний за вихідним або святковим робочий день...

17. Сформовані в автоматизованій системі чи завантажені до неї декларація, звіт, інвентаризаційний опис та копії первинних документів розміщуються у вільному та безоплатному доступі (крім декларації, звіту, інвентаризаційного опису щодо гуманітарної допомоги, отримувачами та/або набувачами якої є органи військового управління, визначені Міноборони, правоохоронні органи, інші військові формування, утворені відповідно до закону, Адміністрація Держспецзв’язку чи підпорядкований підрозділ, визначений нею, військові адміністрації, утворені відповідно до законодавства, суб’єкти, які безпосередньо здійснюють боротьбу з тероризмом, або суб’єкти, які залучаються до боротьби з тероризмом).

Одержувати інформацію з автоматизованої системи мають право правоохоронні органи, для яких згідно із законодавством визначено функції здійснення дізнання, досудового слідства та провадження оперативно-розшукової діяльності, органи прокуратури, центральні органи виконавчої влади та Держекспортконтроль."

Інвентаризаційний опис гуманітарної допомоги має подаватися за формою додатку 2 до Порядку № 953

Отже, по Вашій ситуації маєте провести інвентаризацію фактично отриманої гуманітарної допомоги та зафіксувати її результати в Інвентаризаційному описі гуманітарної допомоги (додатко 2 до Порядку № 953).

Цей інвентаризаційний опис має бути поданий через елктронний кабінет в автоматизовану систему обілку ГД, а наступний по строку Звіт про використанян ГД має вже містити уточнені дані по отриманій ГД з урахуванням проведеної Вами інвентаризації.

Додатково рекомендуємо отримати роз`яснення Мінсоцполітики.

Раді допомогти, звертайтесь ще!