Витрати на ремонт товару за гарантією: документи та ПДВ

У разі, коли ваш покупець виявив дефект у придбаному товарі під час гарантійного терміну, і ремонт цього товару за вашим коштом виконує стороння організація, для коректного бухгалтерського, податкового і господарського обліку потрібен повний пакет первинних документів. Ремонтні роботи можуть бути визнані витратами підприємства, а операції з ПДВ слід оформляти відповідно до вимог Податкового кодексу України.

Для підтвердження господарських операцій необхідно мати такі документи:

Претензія або заява покупця з чітким описом дефекту, датою звернення та проханням про гарантійний ремонт. Це є підставою для початку гарантійного обслуговування, відповідає вимогам Закону України «Про захист прав споживачів», ч. 6 ст. 6, та фіксує факт звернення.
Акт приймання‑передачі товару на ремонт, який складається між вами (як продавцем) і покупцем. У ньому зазначають модель, серійний номер, комплектацію, дату передачі й причину направлення на ремонт.
Договір з сервісною організацією (стороннім виконавцем) про надання послуг ремонту. Це обов’язковий документ, що регулює відносини з тим, хто проводить ремонтні роботи.
Акт виконаних робіт (наданих послуг), який сервісний центр має надати вам після завершення ремонту. Цей документ є підставою для відображення витрат підприємства.
Акт повернення відремонтованого товару покупцю — фіксує факт усунення дефекту та передачі товару назад покупцю.
Щодо бухгалтерського обліку і визнання витрат:

• Якщо підприємство на момент продажу товару створювало забезпечення гарантійних зобов’язань (за вимогами НП(С)БО 11 «Зобов’язання», п. 12), то витрати на ремонт списуються за рахунок створеного забезпечення. У бухгалтерському обліку це відображається проводками:

Дт 93 «Витрати на збут» — Кт 473 «Забезпечення гарантійних зобов’язань» — при створенні забезпечення у момент продажу;
Дт 473 — Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» — при відображенні витрат на ремонт на підставі акту виконаних робіт.

• Якщо забезпечення не створювалося, фактичні витрати на ремонт все одно визнаються витратами звітного періоду у складі витрат на збут:

Дт 93 «Витрати на збут» — Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» — на суму ремонту за актом виконаних робіт.

Товар, переданий покупцем вам на ремонт, не є активом підприємства і тому обліковується на позабалансовому обліку на рахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні» до моменту повернення.

Щодо ПДВ:

• Операції з покупцем — передача товару для гарантійного ремонту і його повернення після ремонту — не є постачанням товарів у розумінні Податкового кодексу України (пп. 14.1.191), тому не є об’єктом оподаткування ПДВ, і податкові зобов’язання за такими операціями не нараховуються.

• Послуги сторонньої організації (сервісу) з ремонту товару є об’єктом оподаткування ПДВ (п. 185.1 ПКУ). Сервіс має скласти на ваше підприємство податкову накладну на суму послуг з ПДВ, зареєстровану в Єдиному реєстрі податкових накладних. Ви, як платник ПДВ, маєте право включити суму ПДВ з цієї накладної до податкового кредиту на підставі ст. 187 ПКУ.

Оскільки гарантійне обслуговування є частиною товарної операції, і вартість ремонту не збільшує ціну продажу, немає підстав для нарахування податкових зобов’язань з ПДВ у продавця, що постачає товар покупцю, зокрема немає потреби коригувати податковий кредит чи нараховувати компенсаційні податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 ПКУ.

Підсумовуючи: для оформлення гарантійного ремонту сторонньою організацією потрібен повний пакет первинних документів (претензія покупця, акти приймання‑передачі, договір з сервісом, акт виконаних робіт, акт повернення), ремонтні витрати визнаються витратами періоду, і послуги ремонту — об’єктом ПДВ. Передача товару покупцю до і після ремонту не оподатковується ПДВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!