Витрати на відрядження: оформлення та сплата податків юридичною особою

Юридична особа (платник на загальних підставах) відрядив працівника у закордонне відрядження. Працівник запросив з собою у це відрядження особу, яка не є працівником підприємства. Всі витрати за запрошену особу бере підприємство на себе (проживання, проїзд, харчування). Як відобразити в формі 4ДФ суму витрат, понесених на проживання, переліт, які графи заповняти ? І хто має сплатити податки ПДФО і військовий збір : юридична особа, що понесла витрати чи фіз особа, яка отримала доп благо?

ОК

Олена, консультант

експерт

14.12.2025 | 13:26

Відповідь надано

Підприємство вирішує, кого відряджати у відрядження і дозволяти компенсувати витрати по поїздці сторонньої особи

Якщо керівник підприємства дозволив фінансування витрат на поїздку сторонньої особи разом із відрядженим працівником, підприємство стає податковим агентом. Адже надає дохід сторонній фізособі у вигляді допблага.

Відповідно саме підприємство має нарахувати ПДФО та ВЗ і відобразити це в 4 ДФ.

Враховуючи, що у сторонньої особи відсутній дохід у вигляді зарплати на цьому підприємстві, тобто не має з чого утримати податки, потрібно утворити базу нарахування податків. Для цього до нарахованого доходу у вигляді оплати витрат 9приміром квитки, проживання, тощо) нараховується натуркоефіцієнт. Відповідно до п. 164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 для нарахування ПДФО застосовується коефіцієнт 1,219512. Для ВЗ застосування коефіцієнта не передбачено (ЗІР, 126.05 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/search/?src=ques )

В такій ситуації більш безпечним є нарахування коефіцієнту із врахуванням ставки ПДФО та ВЗ. Про це в нашому матеріалі https://7eminar.ua/news/4988-naturkoeficijent-dlya-podatku-na-doxodi-ta-viiskovogo-zboru-yak-zastosovuvati

В 4 ДФ доходи на користь не працівника підприємства відображаєте зі його ІПН за ознакою доходу «126».

В графа 3а/3 зазначаєте дохід з урахування коефіцієнта (ЗІР, 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41461 ). В графа 4а/4 – ПДФО 18%, графах 5а/5 - ВЗ 5%.

Раді допомогти, звертайтесь ще!