Дії роботодавця при боргу за невиплачені відпускні працівника

Працівник звільнився 3 роки тому. При зільненні було утримано надмірно використані відпускні, при цьому за працівникм виник борг, який працівник не повернув. Йому було направлено повідомлення-вимогу, яка повернулась не вручена. Які дії роботодавця, чиможна списати цей борг та як це оформити?

НК

Наталя, консультант

експерт

04.12.2025 | 23:29

Очікує відповідь

Списання боргу працівника перед підприємством буде означати надання йому додаткового блага.

Таке рішення приймає керівник підприємства і оформлює його наказом. У наказі слід зазначити підстави для списання (наприклад, неможливість стягнення, економічна недоцільність судового процесу).
На підставі наказу заборгованість працівника списується на інші операційні витрати (рахунок 944 «Сумнівні та безнадійні борги»).
За нормою пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ сума прощеного (анульованого) боргу підлягає оподаткуванню, якщо його розмір перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року. У 2025 році МЗП 8000грн, тому неоподатковувана межа — 2000 грн.
Якщо сума боргу перевищує 2000 грн, підприємство як податковий агент зобов'язане утримати ПДФО (18%) та військовий збір (5%). Оскільки дохід надається в негрошовій формі, то базу для ПДФО потрібно збільшити на «натуральний» коефіцієнт (1,219512).
Щоб уникнути обов'язку сплачувати податки за колишнього працівника, ви повинні повідомити його про прощення боргу (рекомендованим листом з повідомленням про вручення) та відобразити суму прощеного боргу у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ознакою доходу «126». У такому разі обов'язок задекларувати дохід та сплатити податки покладається на саму фізичну особу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!